Справка о доходах физического лица

2-НДФЛ: все правила и образец заполнения

Недавно прошла новость, что 2-НДФЛ отменят. Но, как оказалось, чиновники пока к этому не готовы. Ловите справочник по этой форме.

Бланк справки 2-НДФЛ на 2019 год — это документ, который должен быть под рукой у каждого бухгалтера. В первую очередь он необходим, чтобы отчитаться по итогам года перед yалоговой службой. Кроме того, его используют для выдачи сотрудникам, которые просят сведения о выплаченной заработной плате и перечисленном подоходном налоге.

Что изменилось

С 01.01.2019 внесены изменения, которые придется учитывать всем работодателям, ИП и организациям, выплачивающим доход физическим лицам. На основании Приказа ФНС России от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566@, форма будет не одна, а две. Одна из них используется для сдачи отчетности в ИФНС, а вторая — для выдачи обратившимся физическим лицам. Как уточняют представители Налоговой службы, образец заполнения формы справки 2-НДФЛ в 2019 году содержит некоторые ненужные для обычных граждан пункты. Что касается формы для ИФНС, то в нем почти все важное и нужное, поэтому основная часть структуры сохраняется.

Отметим, что оба документа будут называться одинаково — «Справка о доходах и суммах налога физического лица». Но чтобы бухгалтеры не запутались, вносится небольшая корректировка:

отчет, который организации и ИП должны направлять в налоговые органы, в названии имеет сокращение «форма 2 НДФЛ» и официальный номер в классификаторе налоговых документов — КНД 1151078;
документ, который выдается физлицу, когда оно обращается на основании ст. 230 НК РФ, ни сокращений, ни номеров в КНД не имеет.

Поскольку назначение справок разное, они имеют различную структуру и порядок заполнения. И в Приказе ФНС об этом прямо заявлено. В форму, которую работодатели должны выдавать сотрудникам (приложение номер 5 Приказа ФНС), внесены минимальные изменения. В частности, из нее исключили строку о признаке, номере корректировки и коде ИФНС и реквизиты уведомления о предоставлении вычета. С нового года документ выглядит так:

Что касается отчета, который сдается в ИФНС с 2019 года, то в нем чуть больше изменений. Справка состоит из вводной части, двух разделов и одного приложения. В действовавшей ранее форме 2-НДФЛ было 5 разделов. Кроме того, налоговики удалили поля для указания ИНН физлиц и оставили только одно поле для уточнения вида уведомления, подтверждающего право на один из налоговых вычетов.

Отметим, что если вы заполняете отчеты для налоговиков в электронном виде и передаете их в ФНС через операторов, то особых изменений не заметите. Посредники обещают, что своевременно обновляют форматы, которые используют налоговые агенты при передаче данных о доходах и суммах подоходного налога физлиц. Что касается справок для работников, а такие обращения — не редкость, то необходимо использовать уже новые формы, чтобы не нарушать требования Налогового кодекса РФ.

Обращаем внимание, что с 01.01.2019 утратили силу:

Приказ ФНС РФ от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485 и Приказ Федеральной налоговой службы от 17.01.2018 № ММВ-7-11/19@, которыми утвержден ныне рабочий вариант документа и порядок его заполнения;
Приказ ФНС РФ от 16.09.2011 № ММВ-7-3/576 и Приказ Федеральной налоговой службы от 08.12.2014 № ММВ-7-11/617@, в которых описаны правила, как подавать сведения на электронных и бумажных носителях и через операторов телекоммуникационных каналов связи.

Для подачи информации в Налоговую инспекцию Москвы, Санкт-Петербурга или другого региона воспользуйтесь нашими формами. Для доступа к ним регистрация или иные дополнительные действия не понадобятся: вся информация для читателей бесплатная. Заполнять документы в формате word, excel или каком другом, решать вам.

Образец заполнения в 2019 году

В общих сведениях все довольно просто: ИНН, КПП, наименование организации или ИП, отчетный год, код ИФНС, код реорганизации и ИНН, КПП реорганизованной организации, код ОКТМО, телефон.
Номер справки — это порядковый номер направленной в отчетном периоде формы.
Признак (1, 2, 3, 4) — указывают в зависимости от оснований сдачи документа.
Номер корректировки: 00 — первичная, 99 — аннулирующая. Все остальные от 01 до 98 — корректирующие отчеты.
Данные о налогоплательщиках указывают из имеющихся у налогового агента документов.
В разделе «Ставка налога» необходимо указать процент, по которому удержан НДФЛ. На сегодняшний день существуют три ставки: 13, 30 и 35%. Наиболее распространена ставка 13%. Применяется она для работников, имеющих статус резидента РФ.
Сведения о суммах дохода и рассчитанном, удержанном налоге берут за весь отчетный период.
Коды вычетов проставляются с учетом Приказа ФНС России от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@. В нашем случае — код 126, поскольку у работника есть ребенок.
Код вида уведомления (при условии, что выдано уведомление):
цифру 1 ставят, если налогоплательщику выдано уведомление о праве на имущественный вычет;
цифру 2, если налогоплательщику выдано уведомление о праве на социальный вычет;
цифру 3, если налоговому агенту выдано уведомление, подтверждающее право на уменьшение подоходного налога на фиксированные авансовые платежи.
Приложение заполняется по месяцам, в которых выплачивался доход или предоставлялся вычет. Отличий от действующего порядка заполнения этого документа нет.

Образец заполнения справки 2-НДФЛ по новым правилам 2019 года

Как отчитываются сейчас за прошлые годы

Форма, действовавшая в 2017 году

Форма, действовавшая в 2018 году

Кто обязан сдавать справки

Форма для сдачи в ИФНС заполняется по каждому физическому лицу.

Каждый налоговый агент обязан обеспечить учет доходов, выплаченных физическим лицам, предоставленных им вычетов, исчисленных и удержанных налогов. Для этого составляется налоговый регистр. Открывается он сразу при приеме сотрудника на работу. Регистр разрабатывается и утверждается самостоятельно налоговым агентом и содержит сведения:

о физическом лице, его идентификационных данных (Ф.И.О., дата рождения, паспортные данные, ИНН);
видах и суммах доходов;
предоставленных вычетах;
суммах исчисленного, удержанного и перечисленного налогов;
датах удержания налога и его перечисления в бюджет, реквизитах платежных документов.

Именно данные этого налогового регистра будут использованы для заполнения форм. Обратите внимание, что если организация выплачивала сотруднику только пособие, не облагаемое НДФЛ (например, по уходу за ребенком до 1,5 лет), то справку в ИФНС сдавать не нужно.

Форматы сдачи

Для подготовки отчетов используется бесплатное ПО ФНС «Налогоплательщик ЮЛ». Чтобы отправить электронный отчет в ИФНС в электронном виде, необходимо заключить договор с уполномоченным оператором связи, получить электронно-цифровую подпись и установить программное обеспечение.

Как проверить справку перед сдачей в налоговую в электронном виде? Для этого достаточно скачать на официальном сайте ИФНС бесплатную программу Tester. Установив ее на своем компьютере, можно проверить файл, отправляемый в ИФНС, на соответствие формату предоставления отчета в электронном виде.

Сроки сдачи отчета

Если налоговый агент не смог удержать налог при выплате дохода и в течение всего налогового периода, то он обязан предоставить в налоговую отчет, указав в поле «Признак» цифру 2. Сделать это необходимо до 1 марта следующего года (п. 5 ст. 226 НК РФ). Обратите внимание, что порядок предоставления в налоговые органы таких сведений теперь представлен в приложении № 4 к Приказу ФНС России от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566@.

За несвоевременную сдачу отчета предусмотрена ответственность в размере 200 руб. за каждую справку (п. 1 ст. 126 НК РФ), то есть за форму, составленную на отдельного сотрудника. Также введена ответственность за предоставление справок с недостоверными сведениями. За каждый такой отчет придется заплатить штраф в размере 500 руб. (ст. 126.1 НК РФ), и избежать его удастся только в том случае, если налоговый агент выявит и исправит ошибку до обнаружения ее налоговым органом.

Какие изменения претерпела форма в 2019 году

в разделе 1 появились сведения о реорганизации или ликвидации компании;
из раздела 2 исключены сведения о месте жительства налогоплательщика;
из раздела 4 исключаются упоминания об инвестиционных вычетах;
в раздел 5 в строки подписи и удостоверяющего полномочия подписанта документа вводится упоминание о возможности подписания справки правопреемником.

Таким образом, заполнение основных разделов осталось прежним.

Образец заполнения справки в 2019 году

В разделе 1 необходимо указать наименование налогового агента и его основные реквизиты: ИНН, КПП, код ОКТМО.
В разделе 2 указываются сведения о физическом лице: его Ф.И.О., дата рождения и паспортные данные. Как было сказано выше, адрес места жительства указывать не требуется.
В разделе 3 отражаются доходы налогоплательщика с градацией на месяц выплаты, код дохода, сумма.
В разделе 4 следует указать сведения о налоговых вычетах, предоставленных физлицу.
Общие суммы за год: доходы и вычеты физического лица, налоги исчисленные, удержанные и перечисленные в бюджет РФ — отражаются в разделе 5. Также здесь указываются реквизиты лица, ответственного за заполнение.
Раздел 3 заполняется по каждой налоговой ставке. Например, если сотрудник является нерезидентом и получает дивиденды, то на него необходимо заполнить два раздела 3 и два раздела 5 справки. Отдельно — для оплаты труда по ставке 30% и отдельно — для дивидендов по ставке 15%, указав код дохода.

Образец справки 2-НДФЛ по форме 2018 года

Дивиденды в справке в 2019 года

13%, если участник — резидент;
15%, если участник — нерезидент РФ.

Если учредитель компании, получивший дивиденды, является резидентом РФ и одновременно получает заработную плату в компании, то дивиденды следует отразить в том же разделе 3, что и остальные доходы. Заполнять отдельный раздел 3 в этом случае нет необходимости.

Справка о доходах, которая выдается физлицу по его запросу с 2019 года: инструкция по заполнению

В отношении доходов физлиц за 2018 год и более поздние периоды налоговые агенты должны использовать две формы справки. Одна из них имеет сокращенное название «форма 2-НДФЛ». Справки по этой форме нужно представлять в ИФНС (см. «2-НДФЛ с 2019 года: инструкция по заполнению той справки о доходах физлица, которая сдается в инспекцию»). Вторая имеет только полное название: «Справка о доходах и суммах налога физического лица». Она выдается физическому лицу по его заявлению. В настоящем материале дана пошаговая инструкция по заполнению той формы, которая выдается работнику. Материал будет обновляться каждый раз после внесения изменений в законодательство, поэтому обращать внимание на дату размещения статьи не нужно — инструкция будет актуальной всегда.

Справка о доходах и суммах налога: общая информация

Форма справки о доходах и суммах налога физического лица утверждена приложением № 5 к приказу ФНС России от 02.10.18 № ММВ-7-11/566@ (далее — приказ № ММВ-7-11/566@). Обязанность налогового агента выдать физическому лицу справку по указанной форме закреплена пунктом 3 статьи 230 НК РФ. Однако Налоговым кодексом не установлено, в какой форме работник должен подать заявление на получение такой справки, и в какой срок налоговый агент должен ее выдать. Нет и утвержденного порядка заполнения справки о доходах и суммах налога.

При этом для формы 2-НДФЛ (она сдается в ИФНС) предусмотрен порядок заполнения и представления в налоговые органы (утв. приказом ФНС России № ММВ-7-11/566@). На наш взгляд, составлять справки о доходах и суммах налога по запросам работников нужно по тем же правилам, что и форму 2-НДФЛ. Во-первых, так будет проще для бухгалтера. Во-вторых, физлица нередко берут справки, чтобы представить их в инспекцию для получения налогового вычета. Логично предположить, что налоговикам проще проверить документ, оформленный привычным для них способом.

Что касается заявления физлица на выдачу справки, то каждая компания или ИП может разработать соответствующий бланк самостоятельно, либо принимать такие заявления в свободной форме. Многие работодатели выдают справки по устной просьбе сотрудников, и это не является нарушением.

Добавим, что налоговая ответственность за невыдачу работнику справки о доходах и суммах налога, либо за ее неправильное заполнение, не предусмотрена. В то же время за отказ представить физлицу такую справку существует административная ответственность. Согласно статье 5.39 КоАП РФ, штраф для должностных лиц составляет от 5 000 рублей до 10 000 рублей.

Бесплатно заполнить и сдать через интернет 2‑НДФЛ с новыми кодами

Общие требования к оформлению справки о доходах и суммах налога

Кто, когда и как составляет справку о доходах и суммах налога

Налоговые агенты: организации, предприниматели, нотариусы, адвокаты и представительства иностранных организаций в РФ, которые выплачивают физическим лицам зарплату, дивиденды и прочие виды доходов (ст. 226 НК РФ).

В каких случаях заполняется

По заявлению физического лица (п. 3 ст. 230 НК РФ).

За какой период составляется

За один календарный год. Если требуются сведения о доходах и суммах налога за два, три и т д. года, необходимо заполнить две, три и т д. справки.

Справка о доходах и суммах налога в случае, если физлицо получило доходы, облагаемые по разным ставкам

В отношении доходов, облагаемых по разным ставкам НДФЛ, оформляется одна справка.

Справка о доходах и суммах налога в ситуации, когда обнаружена ошибка в доходах и (или) в налоге или произведен перерасчет за период, по которому уже была выдана справка

Составление корректировочных и аннулирующих справок без заявления физлица не предусмотрено. Если после того, как были исправлены ошибки или сделан перерасчет, физлицо повторно запросит справку за тот же период, следует выдать справку с учетом исправлений и перерасчета.

Справка о доходах и суммах налога в случае, когда в середине года произошла реорганизация, после которой работник продолжил трудиться в данной компании

Работодатель должен выдать 2 справки: одну до момента реорганизации (налоговым агентом будет реорганизованная компания), вторую — после момента реорганизации (налоговым агентом будет компания, выдающая справку).

Кто выдаст физлицу справку о доходах и суммах налога, если компания — налоговый агент находится в процессе банкротства

Справку должен выдать арбитражный управляющий.

Кто выдаст физлицу справку о доходах и суммах налога, если компания — налоговый агент ликвидирована

Справку можно получить через личный кабинет налогоплательщика на сайте ФНС России.

Правила оформления справки о доходах и суммах налога физлица

В какой форме представляется справка о доходах и суммах налога

Налоговый агент оформляет справку на бумажном носителе. В личном кабинете налогоплательщика на сайте ФНС России можно получить справку в электронном виде, подписанную усиленной квалифицированной электронной подписью.

Что не допускается при оформлении справки о доходах и суммах налога

Исправление ошибок с помощью корректирующего или иного аналогичного средства, двусторонняя печать, скрепление листов, приводящее к их порче, указание отрицательных числовых значений.

Какими чернилами заполнять

Черного, фиолетового или синего цвета.

Как вносить значения текстовых, числовых и кодовых показателей

Слева направо, начиная с первого (левого) знакоместа. В незаполненных знакоместах в правой части поля ставится прочерк.

Если справка заполняется при помощи программного обеспечения, значения числовых показателей выравниваются по правому (последнему) знакоместу. При распечатке на принтере допустимо не обрамлять знакоместа и прочерки в незаполненных знакоместах.

Какой шрифт использовать

Если справка заполняется на компьютере, то используется шрифт Courier New высотой 16 — 18 пунктов.

Какими буквами заполнять текстовые поля

Что ставить, если какой-либо показатель отсутствует

Во всех знакоместах соответствующего поля ставится прочерк.

Что указывать, если суммовое значение отсутствует

При отсутствии значения по суммовым показателям ставится ноль («0»).

Как заполнить справку о доходах и суммах налога, если необходимая информация не умещается на одной странице

Заполняется необходимое количество страниц. На каждой странице (начиная со второй) вверху указывается номер страницы и проставляется номер и дата справки, а также год, за который она составлена.

На каждой странице заполняется поле «налоговый агент» и ставится подпись.

Нужно ли заверять справку о доходах и суммах налога печатью налогового агента

Бесплатно заполнить и сдать 6‑НДФЛ и 2‑НДФЛ через интернет

Заполнение справки о доходах и суммах налога

Заголовок справки о доходах и суммах налога

Год, за который составляется справка.

Дата (число, номер месяца, год) составления справки. Указывается арабскими цифрами через точку. Пример: 02.06.2020.

Раздел 1 «Данные о налоговом агенте»

Код муниципального образования, на территории которого находится организация или ее подразделение (согласно Общероссийскому классификатору территорий муниципальных образований ОК 033-2013, утв. приказом Росстандарта от 14.06.13 № 159-ст).

Поле состоит из 11 знакомест. Если код имеет 8 знаков, справа никакие символы не проставляются. Пример: 12445698.

Предприниматели на «вмененке» или ПСН ставят код по месту осуществления деятельности.

ИП на других системах налогообложения, а также нотариусы, адвокаты и прочие «частники» ставят код по месту жительства.

Контактный телефон налогового агента

Заполняется как организациями, так и предпринимателями.

Если справку сдает правопреемник налогового агента, ставится ИНН правопреемника

Заполняется только организациями.

Если у организации есть обособленное подразделение, ставится КПП по месту нахождения этого подразделения.

Если справку сдает организация-правопреемник налогового агента, ставится КПП правопреемника

Юридические лица и обособленные подразделения указывают сокращенное наименование (при отсутствии — полное наименование) организации согласно учредительным документам.

Налоговые агенты — физические лица вписывают фамилию, имя, отчество (при наличии) согласно документу, удостоверяющему личность. Сокращения не допускаются. Двойная фамилия пишется через дефис. Пример: Иванов-Юрьев Алексей Михайлович.

Если отчитывается правопреемник, то указывается наименование реорганизованной организации либо ее обособленного подразделения

Форма реорганизации (ликвидация) код

Заполняется правопреемником налогового агента. Указывается код: для ликвидации — 0; для преобразования — 1; для слияния — 2; для разделения — 3; для присоединения — 5; для разделения с одновременным присоединением — 6.

Если организация составляет справку в отношении себя самой, поле не заполняется

ИНН/КПП реорганизованной организации

Заполняется правопреемником налогового агента. Указывается ИНН и КПП реорганизованной компании, либо ее обособленного подразделения.

Если организация составляет справку в отношении себя самой, поле не заполняется.

Раздел 2 «Данные о физическом лице-получателе дохода»

Фамилия, имя, отчество физического лица согласно документу, удостоверяющему личность, без сокращений. Для указания ФИО физических лиц-иностранцев можно использовать латинский алфавит. Если отчество отсутствует, его можно не указывать.

Код статуса физического лица: для резидентов РФ (кроме иностранцев, трудящихся на основании патента) ставится 1; для нерезидентов РФ (в том числе для граждан стран, входящих в ЕАЭС) ставится 2; для нерезидентов РФ, признаваемых высококвалифицированными специалистами, ставится 3; для участников Государственной программы по оказанию содействия добровольному переселению в РФ соотечественников, проживающих за рубежом, не являющихся резидентами РФ, ставится 4; для беженцев и лиц, получивших временное убежище на территории России, не являющихся резидентами РФ, ставится 5; для иностранных граждан, работающих в России по найму на основании патента, ставится 6.

В справке указывается цифра, которая соответствует статусу физлица на момент окончания налогового периода (см. «Минфин разъяснил, как заполнять поле «Статус налогоплательщика» в справке 2-НДФЛ»).

Дата рождения физического лица (число, месяц, год) указывается арабскими цифрами через точку. Пример: 24.10.1972.

Гражданство (код страны)

Числовой код страны, гражданином которой является физическое лицо, согласно Общероссийскому классификатору стран мира (ОКСМ), утв. постановлением Госстандарта России от 14.12.01 № 529-ст. Примеры: 643 — код России, 804 — код Украины.

При отсутствии у физического лица гражданства, ставится код страны, выдавшей документ, удостоверяющий личность.

Код документа, удостоверяющего личность

Код вида документа, удостоверяющего личность, согласно справочнику «Коды видов документов, удостоверяющих личность налогоплательщика».

Пример: для несовершеннолетнего физического лица ставится 03 — код свидетельства о рождении.

Серия и номер документа

Серия и номер документа, удостоверяющего личность. Знак «№» не ставится.

Раздел 3 «Доходы, облагаемые по ставке ___%»

В заголовке указывается та ставка НДФЛ, в отношении которой заполняется данный раздел. Если в течение отчетного года физическому лицу выплачивались доходы по разным ставкам, данный раздел заполняется для каждой из ставок.

В разделе 3 указываются доходы, начисленные и фактически полученные физическим лицом (в денежной, натуральной форме и в виде материальной выгоды), а также профессиональные вычеты. Другие виды вычетов в данном разделе не указываются.

В хронологическом порядке указывается порядковый номер месяца, за который был начислен и фактически получен доход.

Зарплата отражается в том месяце, за который она начислена, а не в том, когда получена. Если зарплата за предыдущий год выплачена в следующем году, ее нужно указать в справке за предыдущий год (см. «ФНС уточнила, как отразить в 2-НФДЛ зарплату за прошлый год, выплаченную в 2015 году»).

Пособие по больничному листу отражается в том месяце, когда оно получено, а не в том, за который начислено (см. «ФНС уточнила, как заполнить справку 2-НДФЛ, если болезнь работника и выплата больничного пособия приходятся на разные месяцы»).

Код дохода из справочника «Коды видов доходов налогоплательщика» (приложение № 1 к приказу ФНС России от 10.09.15 № ММВ-7-11/387@).

Полная сумма дохода (без налоговых вычетов) по соответствующему коду. Если в отношении дохода предусмотрены профессиональные вычеты, или доход облагается НДФЛ не в полном размере, напротив этого дохода указывается соответствующий код вычета.

Если налоговый статус физлица менялся, нужно указать сумму дохода независимо от ставки, применяемой при каждой выплате (см. «Минфин разъяснил, как заполнять поле «Статус налогоплательщика» в справке 2-НДФЛ»).

Заполняется только для доходов, в отношении которых предусмотрены профессиональные и инвестиционные вычеты, и в отношении доходов, которые облагаются НДФЛ не в полном размере согласно статье 217 НК РФ (например, стоимость подарков). Стандартные, имущественные и социальные вычеты в данном поле не отражаются.

Код вычета выбирается из справочника «Коды видов вычетов налогоплательщика» (приложение № 2 к приказу ФНС России от 10.09.15 № ММВ-7-11/387@).

По доходам, о которых говорится в статьях 214.1 , 214.2 и 214.3 НК РФ , для одного кода дохода может быть указано несколько кодов вычета. Тогда первый код вычета отражается напротив кода дохода, а остальные — строками ниже без заполнения полей «Месяц», «Код дохода» и «Сумма дохода».

Сумма вычета не может превышать сумму дохода.

По доходам, о которых говорится в статьях 214.1 , 214.2 и 214.3 НК РФ , для одного кода дохода может быть указано несколько кодов вычета. Тогда первая сумма вычета отражается напротив кода дохода, а остальные — строками ниже. В полях «Месяц», «Код дохода» и «Сумма дохода» ставятся прочерки

Раздел 4 «Стандартные, социальные и имущественные налоговые вычеты»

Код соответствующего вычета из справочника «Коды видов вычетов налогоплательщика» (приложение № 2 к приказу ФНС России от 10.09.15 № ММВ-7-11/387@). Число заполненных строк зависит от количества видов вычета, предоставленных физическому лицу.

Если вычеты не предоставлялись, поле не заполняется.

Сумма вычетов по указанному коду. Число заполненных строк зависит от количества видов вычета, предоставленных физическому лицу.

Если вычеты не предоставлялись, поле не заполняется.

Раздел 5 «Общие суммы дохода и налога»

В разделе 5 отражаются суммы начисленного и фактически полученного дохода, а также суммы начисленного, удержанного и перечисленного НДФЛ по ставке, указанной в разделе 3.

Если в течение отчетного года физическому лицу выплачивались доходы по разным ставкам, данный раздел заполняется для каждой из ставок.

Данные о начисленных суммах налога указываются в полных рублях: сумма налога менее 50 копеек отбрасывается, а сумма налога 50 копеек и более округляется до полного рубля (см. «Минфин: данные о начисленных суммах налога в справках 2-НДФЛ за 2015 год должны быть округлены до полных рублей»).

Общая сумма дохода

Общая сумма начисленного и фактически полученного дохода без учета вычетов, отраженных в разделах 3 и 4

Налоговая база, с которой начислен НДФЛ. Равняется разнице между суммой, указанной в поле «Общая сумма дохода», и общей суммы вычетов, отраженных в разделах 3 и 4 справки. Если сумма вычетов превышает сумму дохода, указывается «0.00».

Сумма налога исчисленная

Общая сумма начисленного НДФЛ.

Если налоговый статус физлица менялся, нужно указать сумму, исчисленную исходя из окончательного статуса на конец года (см. «Минфин разъяснил, как заполнять поле «Статус налогоплательщика» в справке 2-НДФЛ»).

Сумма фиксированных авансовых платежей

Сумма фиксированных авансовых платежей, на которую уменьшается начисленный НДФЛ.

Сумма налога удержанная

Общая сумма удержанного НДФЛ.

Если налоговый статус физлица менялся, нужно указать сумму исходя из статуса, определяемого при каждой выплате (см. «Минфин разъяснил, как заполнять поле «Статус налогоплательщика» в справке 2-НДФЛ»).

Сумма налога перечисленная

Общая сумма перечисленного НДФЛ.

Сумма налога, излишне удержанная налоговым агентом

Не возвращенная налоговым агентом излишне удержанная сумма НДФЛ, а также сумма переплаты по налогу, образовавшаяся из-за того, что налоговый статус физического лица в отчетном году изменился.

Сумма налога, не удержанная налоговым агентом

Сумма начисленного НДФЛ, которую налоговый агент не удержал в отчетном году.

Заключительная часть справки

Налоговый агент (ФИО)

Указывается полностью фамилия, имя, отчество (при наличии) физического лица, составившего справку

Подпись физического лица, составившего справку

Утверждена новая справка о доходах 2-НДФЛ

Форма 2-НДФЛ – это справка о доходах физического лица. Эта справку формирует работодатель (налоговый агент) по работнику (физлицу), которому в течение года выплачивалась зарплата (или другой доход, облагаемый НДФЛ).

Налоговые агенты ежегодно сдают сведения 2-НДФЛ по каждому работнику в налоговую инспекцию:

до 1 апреля обычные справки,
до 1 марта справки о том, что налог не удержан.

Кроме того, по запросу работника работодатель обязан выдать ему справку о доходах на руки. Обычно эту справку физлицо предоставляет в банк для получения кредита, в налоговую для получения вычетов, новому работодателю и т.д.

Новые формы справки 2-НДФЛ

Форму справки 2-НДФЛ утверждает ФНС. В этом году приказом от 02.11.2018 года № ММВ-7-11/566@ налоговики не просто поменяли бланк справки, а утвердили сразу две формы.

Первая форма

налоговый орган

Как заполнить новую форму 2-НДФЛ для налогового орган?

Новый бланк имеет 3 раздела и 1 приложение.

В заголовке формы указываются данные о работодателе: ИНН, КПП, наименование организации / ФИО предпринимателя, ОКТМО и т.д.

В поле «Признак» ставится: 1 для обычной справки, 2 – для справки с информацией о невозможности удержать налог, 3 и 4 – заполняются правопреемниками при реорганизации ЮЛ.

Признак справки влияет на срок сдачи формы 2-НДФЛ в налоговый орган

В Разделе 1 указываются данные работника: ФИО, ИНН, дата рождения и др.

В поле «Статус налогоплательщика» указывается: 1 – налоговый резидент, 2 – нерезидент, 3 – высококвалифицированный иностранный специалист, 4 – переселенец, 5 – беженец, 6 – иностранец на патенте.

В Разделе 2 отражается общая сумма дохода и налога.

В поле «Налоговая база» проставляется сумма доходов из Приложения, уменьшенная на вычеты из Приложения и Раздела 3.

Показатель «Сумма налога исчисленная» – это произведение налоговой базы и налоговой ставки.

В Разделе 3 указываются стандартные, социальные и имущественные налоговые вычеты, а также данные об уведомлениях из налогового органа, подтверждающие право на уменьшение налога.

В поле «Код вида уведомления» нужно поставить: 1 – при имущественном вычете, 2 – при социальном вычете, 3 – при уменьшении налога на фиксированные авансовые платежи.

В Приложении отражается расшифровка сведений о доходах и вычетах (по конкретным доходам) по месяцам по ставке налога.

В справку включаются только доходы, которые облагаются НДФЛ. Например, пособие по уходу за ребенком до 1,5 лет в справке не отражается.

Сумма дохода указывается полностью, без уменьшения на налог и вычеты. Вычеты, предусмотренные для конкретных доходов, например, 4000 руб. для подарков, указываются рядом в Приложении. Стандартные вычеты, например, 1400 руб. в месяц на ребенка, отражаются общей суммой в Разделе 3.

Для доходов, облагаемых по разным ставкам, Разделы 1-3 и Приложение нужно заполнять отдельно.

Порядок заполнения справки о доходах для работника

Форма справки изменилась незначительно. В новом бланке отсутствуют поля, которые были нужны только налоговикам: номер справки, сведения об уведомлении из налогового органа о праве для уменьшения налога и т.д.

Когда применять новые справки?

Приказ вступает в силу с 1 января 2019 года. Поэтому начиная с 2019 года заполнять 2‑НДФЛ за 2018 год нужно на новых бланках. Справки за 2017 год заполняются по старой форме.

Утверждена новая справка о доходах 2-НДФЛ

Налоговые агенты ежегодно сдают сведения 2-НДФЛ по каждому работнику в налоговую инспекцию:

до 1 апреля обычные справки,
до 1 марта справки о том, что налог не удержан.

Новые формы справки 2-НДФЛ

Первая форма

налоговый орган

Как заполнить новую форму 2-НДФЛ для налогового орган?

Новый бланк имеет 3 раздела и 1 приложение.

Признак справки влияет на срок сдачи формы 2-НДФЛ в налоговый орган

В Разделе 1 указываются данные работника: ФИО, ИНН, дата рождения и др.

В Разделе 2 отражается общая сумма дохода и налога.

Показатель «Сумма налога исчисленная» – это произведение налоговой базы и налоговой ставки.

Для доходов, облагаемых по разным ставкам, Разделы 1-3 и Приложение нужно заполнять отдельно.

Порядок заполнения справки о доходах для работника

Когда применять новые справки?

Как заполнить новую форму 2-НДФЛ для налогового орган?

Новый бланк имеет 3 раздела и 1 приложение.

Признак справки влияет на срок сдачи формы 2-НДФЛ в налоговый орган

В Разделе 1 указываются данные работника: ФИО, ИНН, дата рождения и др.

В Разделе 2 отражается общая сумма дохода и налога.

Показатель «Сумма налога исчисленная» – это произведение налоговой базы и налоговой ставки.

Для доходов, облагаемых по разным ставкам, Разделы 1-3 и Приложение нужно заполнять отдельно.

Порядок заполнения справки о доходах для работника

Когда применять новые справки?

Правила отчетности и образец заполнения справки 2-НДФЛ

Что изменилось

С 01.01.2022 вступает в силу Федеральный закон от 29.09.2019 № 325-ФЗ, который вводит 2 новых правила:

Сдавать электронную отчетность должны все работодатели, у которых больше 10 сотрудников. Сейчас е-отчеты сдают те, у кого больше 25 сотрудников.
Переносится срок сдачи годовой формы — с 1 апреля на 1 марта. Норма действует с отчетности за 2019 год.

Ранее стало известно, что работодателям и компаниям, выплачивающим доходы (например дивиденды) физическим лицам по итогам текущего года, и в дальнейшем придется отчитываться по новым правилам, для чего понадобится образец 2-НДФЛ за 2019 год. Новый порядок оформления значительно отличается от прежнего. Рассмотрим, как заполнять, где найти и скачать актуальную форму 2-НДФЛ 2019 года.

С 01.01.2019 внесены изменения, которые придется учитывать всем работодателям, ИП и организациям, выплачивающим доход физическим лицам. На основании приказа ФНС России от 02.10.2018 № ММВ-7-11/[email protected], форма теперь не одна, а две. Одна используется для сдачи отчетности в ИФНС, а вторая — для выдачи обратившимся физическим лицам. Как уточняют представители Налоговой службы, образец заполнения формы справки 2-НДФЛ в 2019 году содержит некоторые ненужные для обычных граждан пункты. Что касается формы для ИФНС, то в нем почти все важное и нужное, поэтому основная часть структуры сохраняется.

Оба документа называются одинаково — «Справка о доходах и суммах налога физического лица». Но чтобы бухгалтеры не запутались, вносится небольшая корректировка:

отчет, который организации и ИП должны направлять в налоговые органы, в названии имеет сокращение «форма 2-НДФЛ» и официальный номер в классификаторе налоговых документов — КНД 1151078;
документ, который выдается физлицу, когда оно обращается на основании ст. 230 НК РФ, ни сокращений, ни номеров в КНД не имеет.

Поскольку назначение справок разное, они имеют различную структуру и порядок заполнения. И в приказе ФНС об этом прямо заявлено. В форму, которую работодатели должны выдавать сотрудникам (приложение номер 5 приказа ФНС), внесены минимальные изменения. В частности, из нее исключили строку о признаке, номере корректировки и коде ИФНС и реквизиты уведомления о предоставлении вычета. С нового года документ выглядит так:

Обращаем внимание, что с 01.01.2019 утратили силу:

приказ ФНС РФ от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485 и приказ Федеральной налоговой службы от 17.01.2018 № ММВ-7-11/[email protected], которыми утвержден ныне рабочий вариант документа и порядок его заполнения;
приказ ФНС РФ от 16.09.2011 № ММВ-7-3/576 и приказ Федеральной налоговой службы от 08.12.2014 № ММВ-7-11/[email protected], в которых описаны правила, как подавать сведения на электронных и бумажных носителях и через операторов телекоммуникационных каналов связи.

Образец заполнения в 2019 году

Теперь рассмотрим конкретный пример. ООО «Компания» должна сдать отчет в 2019 году на работницу Семенову О.А. по новым правилам. Для его заполнения необходимо следовать инструкции:

В общих сведениях все довольно просто: ИНН, КПП, наименование организации или ИП, отчетный год, код ИФНС, код реорганизации и ИНН, КПП реорганизованной организации, код ОКТМО, телефон.
Номер справки — это порядковый номер направленной в отчетном периоде формы.
Признак (1, 2, 3, 4) — указывают в зависимости от оснований сдачи документа.
Номер корректировки: 00 — первичная, 99 — аннулирующая. Все остальные от 01 до 98 — корректирующие отчеты.
Данные о налогоплательщиках указывают из имеющихся у налогового агента документов.
В разделе «Ставка налога» необходимо указать процент, по которому удержан НДФЛ. На сегодняшний день существуют три ставки: 13, 30 и 35%. Наиболее распространена ставка 13%. Применяется она для работников, имеющих статус резидента РФ.
Сведения о суммах дохода и рассчитанном, удержанном налоге берут за весь отчетный период.
Коды вычетов проставляются с учетом приказа ФНС России от 10.09.2015 № ММВ-7-11/[email protected] В нашем случае — код 126, поскольку у работника есть ребенок.
Код вида уведомления (при условии, что выдано уведомление):
- цифру 1 ставят, если налогоплательщику выдано уведомление о праве на имущественный вычет;
- цифру 2, если налогоплательщику выдано уведомление о праве на социальный вычет;
- цифру 3, если налоговому агенту выдано уведомление, подтверждающее право на уменьшение подоходного налога на фиксированные авансовые платежи.
Приложение заполняется по месяцам, в которых выплачивался доход или предоставлялся вычет. Отличий от действующего порядка заполнения этого документа нет.

Образец заполнения справки 2-НДФЛ по новым правилам 2019 года

Как отчитываются сейчас за прошлые годы

Справка о доходах физических лиц часто претерпевает изменения. В 2015-2016 годах использовалась старая форма, утвержденная приказом ФНС от 30.10.2015 № ММВ-7-11/[email protected] Но в конце 2017 года ФНС было инициировано рассмотрение очередных изменений в этот приказ в связи с утверждением приказа ФНС России от 17.01.2018 № ММВ-7-11/[email protected] (зарегистрирован в Минюсте и опубликован 30.01.2018). Если понадобится сдать сведения за прошлые периоды, налоговая требует использовать формы, действовавшие в этот период.

Форма, действовавшая в 2017 году

Форма, действовавшая в 2018 году

Кто обязан сдавать справки

Скачать бесплатно образец новой справки 2-НДФЛ за 2019 г. необходимо всем налоговым агентам, которые обязаны отчитываться в ИФНС. Ими являются организации, индивидуальные предприниматели, иные лица, в соответствии со статьей 226 НК РФ, которые выплачивают доход физическому лицу, являющемуся налогоплательщиком, работники, находящиеся с организацией в трудовых отношениях, работающие по договору подряда, иные граждане. Такое лицо обязано исчислить, удержать налог у налогоплательщика и перечислить его в бюджет.

Форма для сдачи в ИФНС заполняется по каждому физическому лицу.

о физическом лице, его идентификационных данных (Ф.И.О., дата рождения, паспортные данные, ИНН);
видах и суммах доходов;
предоставленных вычетах;
суммах исчисленного, удержанного и перечисленного налогов;
датах удержания налога и его перечисления в бюджет, реквизитах платежных документов.

Форматы сдачи

Когда численность компании составляет несколько человек, то 2-НФДЛ можно сдать в налоговую на бумаге. Если число физических лиц, получивших доход в компании, превысило 25 человек, то сдавать отчет придется только в электронном виде (п. 2 ст. 230 НК РФ) по телекоммуникационным каналам связи.

Сроки сдачи отчета

Учтите, что заполнить и предоставить 2-НДФЛ в налоговую инспекцию следует не позднее 1 апреля года, следующего за отчетным. Поскольку это последняя дата, когда налоговые агенты передают сведения о доходах физического лица, исчисленном, удержанном и перечисленном налогах в бюджет (п. 2 ст. 230 НК РФ). В этом случае в поле «Признак» указывают цифру 1. В 2018 году 1 апреля приходилось на воскресенье, поэтому последний срок сдачи переносился на 02.04.2018. Что касается 2022 года, то никаких переносов не предусмотрено.

Если налоговый агент не смог удержать налог при выплате дохода и в течение всего налогового периода, то он обязан предоставить в налоговую отчет, указав в поле «Признак» цифру 2. Сделать это необходимо до 1 марта следующего года (п. 5 ст. 226 НК РФ). Обратите внимание, что порядок предоставления в налоговые органы таких сведений теперь представлен в приложении № 4 к приказу ФНС России от 02.10.2018 № ММВ-7-11/[email protected]

Какие изменения претерпела форма в 2019 году

В основном изменения технические и не затрагивают порядок отражения доходов, вычетов и налогов:

в разделе 1 появились сведения о реорганизации или ликвидации компании;
из раздела 2 исключены сведения о месте жительства налогоплательщика;
из раздела 4 исключаются упоминания об инвестиционных вычетах;
в раздел 5 в строки подписи и удостоверяющего полномочия подписанта документа вводится упоминание о возможности подписания справки правопреемником.

Таким образом, заполнение основных разделов осталось прежним.

Образец заполнения справки в 2019 году

Прежде чем скачать для заполнения форму справки 2-НДФЛ в 2019 году, рекомендуем ознакомиться с правилами, действовавшими в 2018 году (до 31 декабря):

В разделе 1 необходимо указать наименование налогового агента и его основные реквизиты: ИНН, КПП, код ОКТМО.
В разделе 2 указываются сведения о физическом лице: его Ф.И.О., дата рождения и паспортные данные. Как было сказано выше, адрес места жительства указывать не требуется.
В разделе 3 отражаются доходы налогоплательщика с градацией на месяц выплаты, код дохода, сумма.
В разделе 4 следует указать сведения о налоговых вычетах, предоставленных физлицу.
Общие суммы за год: доходы и вычеты физического лица, налоги исчисленные, удержанные и перечисленные в бюджет РФ — отражаются в разделе 5. Также здесь указываются реквизиты лица, ответственного за заполнение.
Раздел 3 заполняется по каждой налоговой ставке. Например, если сотрудник является нерезидентом и получает дивиденды, то на него необходимо заполнить два раздела 3 и два раздела 5 справки. Отдельно — для оплаты труда по ставке 30% и отдельно — для дивидендов по ставке 15%, указав код дохода.

Образец справки 2-НДФЛ по форме 2018 года

Дивиденды в справке 2019 года

Если компания в 2018 году выплачивала дивиденды учредителям — физическим лицам, то на них тоже необходимо составить справки и сдать их в ИФНС. Код дохода по дивидендам в отчете за 2018 год — 1010. Ставка налога может составлять:

13%, если участник — резидент;
15%, если участник — нерезидент РФ.

Что такое справка 2-НДФЛ и для чего она нужна

Written by MIRovaya • 31.01.2019 • 6 741 просмотров • 4 • Полезно знать

Многие наверняка сталкивались с требованием, исходящим от официальных учреждений, предъявить справку по форме 2-НДЛФ. Необходимость в этом обычно возникает случаях, если планируется получить кредит, ссуду, оформить ряд льгот. Что такое справка 2-НДФЛ простыми словами и для чего она нужна? Об этом пойдет речь ниже.

Что это простыми словами

Официально трудоустроенные работники могут подтвердить свою платежеспособность при помощи справки 2-НДФЛ. Документ оформляется на рабочем месте по требованию сотрудника, содержит данные о начисленных доходах, а также о больничных выплатах, материальной помощи за определенный период времени. Также имеются сведения об удержанном подоходном налоге на физических лиц (НДФЛ). Справка формируется за период продолжительностью 1 год нарастающим итогом с начала года или с того месяца, когда сотрудник приступил к работе. Данные по начислениям и удержания должны совпадать со сведениями, которые впоследствии будут предоставлены в налоговую инспекцию.

Где могут потребовать

Справка 2-НДФЛ формируется в 2-х случаях: по требованию работника или для предоставления в налоговые органы. В первом случае документ выдается в любое время, как правило, по письменному заявлению сотрудника за указанные периоды с учетом фактически отработанного времени. То есть если работнику понадобилась справка в июле для личной необходимости, бухгалтерия сформирует данные о заработке и удержанном налоге с января (или с месяца начала работы) по июнь.

Кроме того, справки на всех работников предоставляются в ФНС ежегодно по окончании рабочего года. На их основании налоговая проверяет полноту начисленного и уплаченного подоходного налога в целом по предприятию. Оба документа идентичны друг другу. Для чего нужна справка самому работнику? Необходимость возникает, когда требуется показать уровень доходов, в том числе и для подтверждения статуса малоимущего. Также 2-НДФЛ может служить доказательством достаточного уровня платежеспособности гражданина. В некоторых случаях целью получения служит показать размер перечисленного с заработка подоходного налога.

Кто может затребовать справку 2-НДФЛ? Документ формируется для предоставления:

В банки и иные кредитные учреждения для получения заемных средств.
В государственные органы (соц.защита и прочие) для оформления ряда льгот и выплат в пользу малообеспеченных.
В магазинах и торговых центрах при оформлении дорогостоящей покупки в кредит.
Для получения налоговых вычетов (возврата ранее уплаченного налога).
Для подтверждения ранее полученных доходов на новом месте работы.

Зачем необходима

Справка 2-НДФЛ служит подтверждением заработка физического лица. Периодически документ требуется для предоставления в ряд организаций и учреждений.

Физическому лицу

Рядовой сотрудник при помощи справки 2-НДФЛ может получить кредит, оформить льготы на себя и своих несовершеннолетних детей, воспользоваться налоговым вычетом. Полный список ситуаций, при которых может потребоваться документ, приведен выше. Также стоит отметить, что справка поможет разобраться с корректным начислением доходов, их полнотой и объемов на рабочем месте. Указанные доходы являются облагаемой базой для начисления налогов. Кроме того, при расчете страховых взносов в ПФ и ФСС за основу берутся практически те же данные с наличием небольших нюансов.

Индивидуальному предпринимателю

Справка о доходах по форме 2-НДФЛ может быть составлена только при возможности исчисления подоходного налога, который удерживается из зарплаты работников. При этом документ формирует не сам сотрудник, а работодатель, являющийся налоговым агентом. Особенности трудовой деятельности индивидуального предпринимателя не предполагают наличие работодателя. А составить справку на себя лично не будет корректным решением. ИП может получить 2-НДФЛ только при условии, что параллельно с ведением собственной деятельности трудоустроен еще и у другого работодателя.

Тем не менее, предприниматели часто сталкиваются с необходимостью предъявить справку по форме 2-НДФЛ, например, при оформлении кредитов. Стоит понимать, что это всего лишь стандартное требование банков. Обычно для ИП разрабатываются иные формы документов о доходах в произвольной форме. Также подтвердить наличие поступлений можно при помощи налоговых деклараций или специальной книги доходов и расходов.

Налоговому агенту

Работодатели, имеющие в штате наемных сотрудников, рассматриваются как налоговые агенты. Это значит, что они ответственны за удержание НДФЛ с заработной платы работников и перечисление налога в бюджет. Штрафы за просрочку платежей или неполное удержание также производятся за счет предприятия. Работодатели как налоговые агенты обязаны ежегодно отчитываться о налоговых удержаниях с доходов работников. С этими целями и предоставляются справки 2-НДФЛ. Как правило, величины исчисленного, удержанного и перечисленного в бюджет сумм налога по итогам года совпадают. Но в некоторых ситуациях удержать НДФЛ в полном объеме не удается. В таких случаях за работником образуется долг перед бюджетом, о чем также нужно известить налоговую инспекцию.

Пенсионерам

Пенсионные выплаты подоходным налогом не облагаются. Поэтому формирование справки НДФЛ на этих условиях невозможно. Так же, как и в случае с предпринимателями, пенсионеры могут предоставить справки о доходах, только если официально трудоустроены и получают заработную плату. Отдельно следует сказать о людях, получающих выплаты от негосударственных пенсионных фондов.

Подобные виды пенсионного обеспечения НДФЛ облагаются. Люди, получающие пенсии за счет средств НПФ, могут получить справку 2-НДФЛ по месту нахождения местного отделения НПФ. НК РФ не рассматривает пенсии как налогооблагаемую базу, только если они начислены за счет государственного ПФ. Подтвердить доходы людям пенсионного возраста можно при помощи справок из ПФ. Также могут учитываться и другие источники заработка, например, предпринимательская деятельность, сдача квартир в аренду.

Справка во время больничного и декрета

Большинство доходов, не связанных с трудовой деятельностью, не облагаются налогом на доходы. Сюда относятся:

государственные пособия, в том числе о беременности и родам и по уходу за ребенком
пенсии
выплаты, связанные с причинением вреда
предоставление бесплатного жилья или компенсационные суммы
выплаты в связи с увольнением работника (за исключением компенсации за неиспользованный отпуск)
возмещенные расходы по повышению квалификации сотрудников
командировочные в пределах установленных норм
прочие выплаты

Указанные выше начисления в справках 2-НДФЛ не отражаются.

Если женщина находится в декретном отпуске по уходу за детьми, положенные ей выплаты налогом не облагаются, соответственно, оснований для составления справки 2-НДФЛ нет. В документе могут быть лишь доходы от трудовой деятельности. Например, сотрудница, находясь в отпуске по уходу за ребенком, продолжает работать в режиме неполного рабочего дня.

В таких случаях справка оформляется с указанием начисленной заработной платы. Также документ выдается, если в этот период была начислена премия, размер которой превышает 4 000 рублей в год (максимальная необлагаемая величина материальной помощи). Пособия по больничным выплатам, в том числе и по уходу за больным ребенком, налогом облагаются. Их суммы в полном объеме учитываются в справе 2-НДФЛ.

В каких случаях оформлять не нужно

Справка 2-НДФЛ не оформляется, если за требуемый период у работника отсутствуют доходы. Это положение распространяется, в основном, на декретниц, пенсионеров, предпринимателей, безработных. Указанные категории граждан при необходимости могут предоставить документы о других видах доходов, например, от предпринимательской деятельности.

Для чего требуется 2-НДФЛ на новом месте работы

При трудоустройстве сотрудники могут предоставить справки 2-НДФЛ с предыдущих мест работы. Зачем это требуется? При расчете налога на доходы физических лиц сотрудники, имеющие детей, вправе претендовать на получение льгот вычетов, уменьшающих итоговую сумму подоходного налога при начислении.

Налоговые вычеты предоставляются в следующем размере:

1 400 рублей на первого и второго ребенка
3 000 рублей на третьего ребенка
6 000 опекунам, приемным родителям на каждого ребенка-инвалида I или II группы
12 000 родителям за каждого ребенка-инвалида

Указанные суммы не облагаются подоходным налогом. Например, если у работника 3 детей, то НДФЛ при начислении зарплаты будет уменьшен на (1400+1400+3000)*13% = 754 рубля. Однако подобные льготы действуют до тех пор, пока зарплата сотрудника не достигла определенного суммарного уровня за год нарастающим итогом. По состоянию на 2018 год налоговые вычеты на детей применяются до общего дохода 350 000 рублей, после чего действие льгот прекращается.

Справка 2-НДФЛ с предыдущего места работы дает представление о заработке сотрудника с начала года у других работодателей. Документ требуется, если смена места трудоустройства произошла в текущем году. Отсутствие такой справки не дает основания претендовать на предоставление налоговых вычетов на детей.

Что указывается

Справка по форме 2-НДФЛ дает представление о заработке работника в течение года и удержанном налоге на доходы физических лиц. Информация о доходах формируется помесячно, при этом указываются статьи доходов (зарплата, отпускные, больничный, материальная помощь и прочие). Кроме того, в документе присутствуют следующие сведения:

Информация о работодателе: наименование, ИНН, контактный телефон
Данные сотрудника: Ф.И.О, ИНН, дата рождения
Облагаемые доходы по месяцам
Наличие налоговых вычетов, их суммы
Сведения об общем размере доходов, начисленном, удержанном и перечисленном в бюджет налоге

Как правильно заполнять

Справка по форме 2-НДФЛ заполняется либо по требованию сотрудника для его личных нужд, либо в ФНС в качестве годовой отчетности. При формировании учитываются годовые данные о полученном заработке, облагаемым налогом на доходы физических лиц. Если документ составляется по требованию сотрудника, то период заполнения ― от начала текущего года (или месяца принятия на работу) до момента настоящего актуального момента.

Новые требования по заполнению справки не предусматривают указывать адрес сотрудника, чьи данные указываются в документе. Ранее это относилось к обязательным реквизитам. Также нет необходимости указывать ИНН работника, если есть сомнения в его подлинности, или он неизвестен. При составлении справки 2-НДФЛ стоит обратить внимание, что некоторые коды доходов и вычетов поменялись. Сведения с некорректными данными делают документ недействительным.

Доходы сотрудника указываются помесячно, отдельно по каждому виду поступлений. Так, если в одном и том же месяца была начислена зарплата и отпускные, то появляются 2 строки с кодировкой 2000 и 2012 соответственно, где отражаются полученные суммы. Вычеты также учитываются отдельно по каждому виду.

Итоговые данные в документе (раздел 5) должны быть следующими:

Общая сумма дохода, включая все налогооблагаемые выплаты (зарплаты, больничные, компенсации и прочие)
Налогооблагаемая база, определяемая как разница между суммарным доходом и вычетами
Исчисленный, удержанный с заработной платой работника и перечисленный в бюджет налог. Все 3 показателя должны принимать одинаковое значение.

Справка подписывается налоговым агентом ― работодателем, ответственным за правильность начисления. Использовать печать нет необходимости.

Распространенные ошибки при заполнении

Если справка 2-НДФЛ заполняется с применением программного обеспечения, риск допущения ошибок минимален. Но при условии, что начисления проведены корректно.

Самые распространенные ошибки при формировании справок следующие:

Неверные персональные данные сотрудника. Могут быть неправильно указаны ИНН, дата рождения сотрудника. Адрес работника больше не проставляется.
ИНН организации. При заполнении справки вручную важно не перепутать ИНН сотрудника и работодателя, особенно если налоговым агентом выступает индивидуальный предприниматель.
Коды доходов и вычетов. При оформлении документа важно удостовериться в том, что используемые коды актуальны на момент заполнения.
Доходы, не облагаемые налогом, например, декретные выплаты, в справке не отражаются. Поэтому если сотрудница весь год находилась в отпуске по уходу за ребенком, справка на нее в налоговые органы за этот период не предоставляется.
Итоговая сумма всех доходов должна быть результатом сумм помесячных поступлений.
В разделе 5 в графах по исчисленному, удержанному и перечисленному в бюджет налогу должна фигурировать одинаковая сумма.
При заполнении справки необходимо обратить внимание на коды организации (ОКТМО, КПП и прочие).

Недостоверные данные в справках могут привести к некорректным расчетам. При обнаружении ошибки необходимо сдать корректирующие документы до обнаружения недочетов налоговой инспекцией. В противном случае налоговый агент может получить штраф из расчета 500 рублей за каждую неверную справку.

В чем разница между 2-НДФЛ и 3-НДФЛ

Многие физические лица слышали о документах, отражающих доходы физических лиц. Отдельные категории граждан должны отчитаться о полученных доходах самостоятельно. Речь идет о документах по форме 2-НДФЛ и 3-НДФЛ. В чем разница между ними?

2-НДФЛ ― представляет собой справку о полученном у работодателя заработке. Составителем документа выступает сам работодатель в качестве налогового агента. Справка передается ежегодно в налоговые органы в качестве отчетности, а также формируется по требованию сотрудников для личных целей. Если в течение года у физических лиц были доходы, не связные с предпринимательской деятельностью, то получатели обязаны самостоятельно декларировать полученные денежные суммы, исчислять налог и перечислять его в бюджет. С этими целями составляется декларация по форме 3-НДФЛ.

Кроме того, документ потребуется для подтверждения налоговых вычетов, при продаже имущества (автомобилей, жилья), получения иной материальной выгоды. В большинстве случаев при формировании отчетности 3-НДФЛ появляется необходимость указать все полученные доходы, в том числе используя и данные из справки 2-НДФЛ.

Основное отличие между 2-НДФЛ и 3-НДФЛ заключается в следующем. В справках 2-НДФЛ отражаются доходы, полученные сотрудником у работодателя. Декларация 3-НДФЛ содержит прочие сведения о дополнительных доходах, а также примененных налоговых вычетах.

Время действия

Справка 2-НДФЛ необходима для предоставления информации о доходах граждан по месту требования. Заинтересованными лицами могут оказаться кредитные учреждения, органы соц.защиты и прочие организации. Как долго действует полученный документ? Зависит требований получателя. Обычно справка 2-НДФЛ, требуемая за текущий период, актуальна в течение 1 месяца. По истечении этого срока доходы работника увеличиваются нарастающим итогом с начала года, предыдущие данные устаревают. 2-НДФЛ за предыдущие налоговые периоды не имеет срока действия, так как данные изменению уже не подлежат.

Что такое справка 2-НДФЛ – простыми словами о важном документе

Банки Сегодня Лайв

Статьи, отмеченные данным знаком всегда актуальны. Мы следим за этим

А на комментарии к данной статье ответы даёт квалифицированный юрист а также сам автор статьи.

Справка 2-НДФЛ – документ, который часто требуют банки от физических лиц. В то же время он – главный при отчетах в налоговую службу о доходах гражданина. Что же это за справка и какие подробности необходимо о ней знать? Все о справке 2-НДФЛ простыми словами: от заполнения до способов получения и изменений в новом году.

Справка 2-НДФЛ: что это такое

2-НДФЛ можно расшифровать как «налоги с доходов физических лиц». Она необходима для того, чтобы удостоверить налоговую инспекцию о доходах конкретного человека и налогах, которые были уплачены с этих доходов. Эту справку заполняет и передает в налоговую инспекцию работодатель. Сам же гражданин, на которого эта справка заполняется, может получить её только на работе. Как правило, это не занимает более трёх дней.

В 2-НДФЛ обязательно есть официальная печать предприятия и его реквизиты, а также исчерпывающая информация о доходах и налоговых отчислениях за конкретного работника.

Что в ней указано

Стоит подробнее разобраться, что же указывается в этой справке и в какой форме.

Полное название места работы гражданина. А также все реквизиты, коды и вообще всё, что относится к регистрации в налоговом реестре фирм.
Паспортные данные сотрудника.
Совокупная сумма дохода со всеми вычетами и налоговой ставкой.
Не всегда, но могут быть указаны прочие вычеты по кодам, в частности, социальные или имущественные.
Общая сумма налогов, вычетов и дохода физического лица.

То есть, из справки можно почерпнуть все необходимые данные о финансовой состоятельности и налоговой «честности» отдельно взятого работника.

Зачем нужна справка 2-НДФЛ

Для работодателя эта справка – возможность предоставить налоговой информацию о собственном работнике и его налоговых отчислениях. Но зачем такая бумажка может пригодиться физическому лицу? Ведь за него все считает и высылает начальство.

Но на деле 2-НДФЛ часто требуется и обычным людям. Все дело в том, что эта справка способна не только помочь подсчитать налоги, но и подтвердить уровень дохода сотрудника. Поэтому часто ее требуют банки при оформлении кредита. Им хочется точно знать, способен ли заёмщик выплатить взятый кредит, и не будет ли он потом висеть мертвым грузом из-за неплатежеспособности клиента.

Но это далеко не все способы применения справки 2-НДФЛ. Также она может потребоваться в следующих ситуациях:

Оформление и получение налогового вычета от государства. Например, если родителям необходимо получить вычет за студента, который обучается на коммерческой основе в вузе.
В суде, если гражданин задействован в каких-либо разбирательствах. Например, для подсчета размера алиментов или при тяжбах по поводу нарушений Трудового кодекса РФ.
Расчет потенциальной пенсии по старости.
Подтверждение финансового статуса при оформлении усыновления либо опекунства.
Заполнение налоговой декларации 3-НДФЛ (она заполняется на основе некоторых данных из справки 2-НДФЛ).
Получение заграничной визы, если требуется материальное подкрепление будущего путешествия.
Начисление пособий по безработице, если гражданин состоит на учете в центрах занятости.
Получение пособий по беременности и отпуску по уходу за ребенком. Пособия рассчитываются, исходя из среднего дохода гражданки за последние два года или меньше, если она не состоит в компании столько времени.
Оплата больничного листа. Стоимость больничного также вычисляется по этой справке.
Предоставление справки 2-НДФЛ со старого места работы новому работодателю. В случае необходимости именно по этому документу бухгалтер на новом месте работы будет рассчитывать потенциальные пособия и выплаты, поскольку на новом месте может не успеть пройти достаточно времени. Кроме того, стандартные вычеты тоже можно считать по данным из этого документа.

В случае необходимости сотрудник может в любой момент обратиться в бухгалтерию и попросить об оформлении справки. Причем желательно это делать в письменном виде.

Когда 2-НДФЛ не требуется

Предоставление справки 2-НДФЛ в налоговую инспекцию – обязанность работодателя перед государством. Но делать он это обязан далеко не всегда. Есть ситуации, когда заниматься подтверждением доходов и налогов должен сам работник, а не его начальство:

При выплате доходов, с которых не нужно платить налоги. Например, социальные выплаты или деньги, полученные на развитие угнетенных отраслей общества.
При выплате вознаграждения, перечислять налог с которого физическое лицо обязано самостоятельно.
При выплате доходов таким налогоплательщикам, которые самостоятельно должны передавать НДФЛ в налоговую, не напрягая этим работодателя.

В таком случае работодатель может не беспокоиться об оформлении документа. Этим займется сам работник.

Подробности о справке 2-НДФЛ

Справка 2-НДФЛ необходима как работодателям, так и сотрудникам фирмы. Первые не могут обойтись без нее при уплате налогов за работника. Вторые же без нее не получат кредит, плату за больничный, социальные выплаты и многое другое. Что важно знать о справке 2-НДФЛ помимо основного ее назначения?

Изменения в 2018 году

В новом году справка 2-НДФЛ подверглась достаточно серьезным изменениям. Необходимо подробнее разобраться, что же поменялось в ее заполнении и внешнем виде.

Был ликвидирован серьезный пробел в Налоговом кодексе РФ. В справке 2-НДФЛ появилась специальная графа для сдачи отчетности по НДФЛ в случае реорганизации или ликвидации компании. Теперь правопреемник прошлой организации обязан заниматься отчетностью за реорганизованную структуру. Для этого используются два новых поля:

Форма реорганизации (ликвидации) (код). Всего существует семь разных кодов, от 0 до 6 (соответственно: ликвидация, преобразование, слияние, разделение, присоединение, разделение с одновременным присоединением).
ИНН/КПП реорганизованной организации.

Если соответственного случая не случилось, эти поля оставляются пустыми, и справка заполняется как обычно, но с некоторыми изменениями. Что поменялось?

Важное изменение в справке 2-НДФЛ: она избавилась от точных адресных данных получателя дохода (физического лица). Теперь не нужно заполнять место проживания работника. Остались только поля с ИНН, ФИО, паспортными данными и статусом налогоплательщика. Кроме того, больше в справке не ведётся речи об инвестиционных вычетах.

Также была убрана возможность принести справку 2-НДФЛ на физическом цифровом носителе (флешке, диске и уж тем более дискете). Теперь предоставить ее можно только на бумаге или в электронном варианте (через ТКС).

Часто встречающиеся ошибки в справке 2-НДФЛ

К сожалению, даже в таком важном документе, как эта справка, часто делаются ошибки. Это может сказаться проблемами как для физического лица, так и для фирмы, в которой он работает. Поэтому важно внимательно относиться к заполнению справки 2-НДФЛ.

Каковы частые ошибки:

Ошибки и помарки на бланке. Нельзя исправлять информацию, внесенную в справку. Если случилась ошибка – испорченный лист необходимо выкидывать. Справка при этом заполняется на чистом бланке без допущения ошибок.
Ошибки в цифрах. Связаны с невнимательностью заполнявшего справку бухгалтера и обнаружиться могут далеко не сразу. Результатом могут стать негативные последствия для физического лица, на которое заполнялась справка.
Нет подписи уполномоченного бухгалтера и/или расшифровки в поле «Налоговый агент». Подпись делается только синей ручкой. При постановке печати важно не перекрывать её.
Дата указана в ином формате, а не как ДД.ММ.ГГГГ. Например, ММ.ДД.ГГ.
Печать поставлена не там, где надо. Нужно обязательно ставить ее в том месте, где стоит пометка «Место для печати» (М.П.)

Необходимо очень внимательно относиться к этому документу. В случае получения физическим лицом рекомендуется проверить справку и сразу же отдать ее бухгалтеру обратно, если была замечена ошибка.

Разница между 2-НДФЛ и 3-НДФЛ

3-НДФЛ – это даже не справка, а полноценная налоговая декларация. Ее гражданин должен заполнять и доносить до налоговой инспекции самостоятельно. Никто не должен это делать за него. Эта декларация учитывает сторонние доходы человека, не относящиеся к его заработной плате и прочим деньгам, получаемым от основной занятости. Например, ее действие распространяется на продажу квартиры, если физическое лицо владело ей менее трёх лет.

3-НДФЛ заполняется и сдается тогда, когда у физического лица появился дополнительный доход. Вместе с этой декларацией необходимо предоставить и справку 2-НДФЛ с основного места работы.

Для ИП справка 2-НДФЛ не подходит. Но при условии, что он одновременно не является наемным работником. Для индивидуального предпринимателя создана декларация 3-НДФЛ. Впрочем, ее можно заменить заверенной налоговой декларацией за предыдущий отчетный период.

Сколько действует справка

Согласно 23 статье Налогового Кодекса Российской Федерации, справка 2-НДФЛ никак не ограничена по сроку действия. Но это не мешает различным организациям самостоятельно устанавливать рамки ее «срока годности» при подаче документа, если на предприятии установлен срок действия при распорядке внутреннего документооборота.

Чаще всего срок действия справки 2-НДФЛ жёстко ограничивается. Например, банки и прочие кредитные организации требуют принести «свежий» документ, не более 10-30-дневной давности.

Чтобы физическое лицо могло подтвердить свою платежеспособность, его справка должна быть: актуальной. То есть в ней должны быть данные за последние полгода, заканчивая ближайшими датами ко дню предоставления документа. При этом справка должна быть составлена корректно – у предприятия, принимающего справку, не должно возникать вопросов к ее подлинности и достоверности.

Как получить справку 2-НДФЛ

Для работающего человека получение документа не составит проблем. Как известно, обязанность на создание и заполнение справки 2-НДФЛ лежит на работодателе. В случае необходимости сотрудник может запросить эту справку в бухгалтерии, например, для предоставления в банк или на новое место работы. Но есть несколько важных нюансов, которые помогут ускорить получение справки.

Справка по форме 2-НДФЛ не должна делаться дольше трёх дней. Но для того, чтобы получить документ в срок, важно не просто попросить сделать справку – надо составить полноценное письменное заявление на выдачу. В противном случае бухгалтер может просто «забыть» о просьбе и не вспоминать о ней неделями, и будет прав – ведь официально у него никто ничего не просил. При этом работодатель не имеет права интересоваться, зачем работнику необходима справка.

Если гражданин – студент

В случае, когда справка 2-НДФЛ по какой-либо причине потребовалась человеку, обучающемуся в высшем учебном заведении, он имеет право попросить заполнить ее в деканате.

Если гражданин не имеет работы

Получить справку по форме 2-НДФЛ человек без трудоустройства может только в том случае, если он состоит на бирже труда. В таком случае он может обратиться в Центр занятости населения и попросить сделать документ.

Если же гражданин не имеет работы, не учится, не стоит на учёте – никто ему не сможет сделать справку. Вариантов всего два: найти работу или встать на учёт в центр занятости. Иначе придется обходиться без этого документа.

Если гражданин – ИП

Индивидуальные предприниматели имеют право обратиться в налоговую службу за получением правки о доходах. Для этого им необходимо обратиться в отделение налоговой инспекции по месту постановки на учёт. Но в таком случае ИП получает не 2-НДФЛ, а 3-НДФЛ (если необходимо подтвердить доход именно как предпринимателя, а не наёмного работника), поскольку он платит налоги за себя самостоятельно по декларации.

Если гражданин проходит военную службу

Военнослужащие должны обращаться за справкой непосредственно в Министерство обороны РФ. Именно оно становится работодателем для солдат, служащих Родине на контрактной основе. Для этого необходимо писать заявление в Единый Расчетный центр МО РФ или в Управление финансового обеспечения МО РФ на имя руководителя.

В заявлении должны быть указаны ФИО военнослужащего, личный номер и паспортные данные. Также надо указать ИНН, воинскую часть, адрес регистрации, количество копий справки 2-НДФЛ и требуемый период. В случае получения бумажного варианта справки необходим также обратный адрес.

Для справки 2-НДФЛ для военных действует аналогичное ограничение на срок выдачи – не более трех дней с момента регистрации заявления. Но стоит помнить, что в этот срок не входит время доставки почтой.