Бронирование отеля для визы
В списке документов, необходимых для оформления Шенгенской визы, есть пункт, про подтверждение места проживания. Сегодня мы подробно рассмотрим, какими документами мы можем подтвердить его, как забронировать отель для визы и особенности различных консульств.
Какие документы необходимы для подтверждения места проживания?
Самый популярный документ – это бронь гостиницы. В каком виде эта бронь должна быть предоставлена лучше уточнять в конкретном консульстве или визовом центре. Но и это не гарантирует 100% верную информацию, т.к. каждый случай рассматривается индивидуально. У одного туриста примут распечатку с boooking.com, а другого, в этом же окошке, отправят добывать факс из отеля.
Электронное подтверждение проживания с сайта бронирования отелей
Большинство консульств без проблем принимает распечатку из онлайн-системы бронирования, например booking.com, ostrovok.ru, oktogo.ru и т.п.
Тут все просто – печатаете документ, который вам прислали на электронную почту, и прикладывайте его к документам.
Обратите внимание, что в подтверждении должны быть указаны имена всех, кто проживает в номере/отеле и обращается за визой, а не только того, кто забронировал или оплатил проживание.
Факсовое подтверждение из отеля
Чуть сложнее с консульствами, которые не доверяют подобным сервисам и требуют подтверждение из отеля в виде факса.
В этом также нет ничего сложного. Сначала бронируйте на удобном для вас сайте, например booking.com. После получения подтверждения пишите email или звоните в отель. Именно в отель, а не в букинг, т.к. консульство требует подтверждение именно из отеля , а не из любой другой организации.
Получив факс, внимательно проверьте все данные.
Обратите внимание, что требования к факсу абсолютно такие же, как и к онлайн подтверждению – в нем должны быть указаны фамилии всех, кто будет проживать в отеле и обращается за визой. По умолчанию, вам могут прислать факс только с данными владельца карты, по которой был забронирован или оплачен отель.
Заранее утоните в консульстве, что конкретно они хотят – просто подтверждение того, что отель забронирован или подтверждение оплаты?
Если их интересует и оплата, то не забудьте упомянуть об этом когда будете просить прислать факс.
Если отель не работает по предоплате, т.е. вы платите по приезду, то попросите его снять деньги заранее, т.к. это требование консульства для открытия визы. Если отель отказывается, по какой-либо причине, то лучший вариант – найти другую гостиницу.
Где найти контактные данные отеля?
На сайте самого отеля или в распечатке подтверждения бронирования.
Что делать, если я не знаю английского/испанского/немецкого и т.п.?
В интернете великое множество различных онлайн переводчиков. Составьте текст на русском, старайтесь использовать короткие и простые предложения, без сложных грамматических конструкций. Переводчик переведет текст относительно грамотно, по крайней мере носителю языка информация будет понятна.
Самый популярный переводчик – это конечно же translate.google.ru:)
Можно ли забронировать отель только для визы?
Да, такая возможность есть. Если вы еще не определились с местом проживания, то забронируйте любой отель, который не берет штраф за отмену бронирования. На сайте booking.com такие варианты обозначены текстом “БЕСПЛАТНАЯ отмена”
Обратите внимание, что “Бесплатная отмена” тоже имеет свои ограничения. Если вы забронируете такой отель только для визы и потом забудете про него и не отмените бронь, то с вас снимут штраф. Его размер, а также дата, до которой проживание можно отменить бесплатно указаны на сайте.
Как правило, вы можете без штрафа отказаться от номера за 1-2 суток до планируемой даты заезда. Если ваши планы изменились позже, то с вашей карты снимут стоимость 1-ой ночи проживания.
Перед бронированием всегда читайте правила – они зависят не от сайта, а от конкретного отеля, по этому могут различаться в разы.
Есть ли подводные камни у такого способа бронирования отелей?
Да, как минимум два:
1. Случается это редко, но некоторые консульства при повторном открытии визы просят предоставить подтверждение предыдущего проживания в отеле.
2. Летом 2013 года было несколько случаев отмены виз консульством Германии тем туристам, которые забронировали отель только для визы, а потом отменили его. При этом, консульство к сожалению не волновало, что туристы в некоторых случаях просто нашли более удачный вариант проживания, т.е. просто перебронировали на другой отель. Парочка аналогичных случаев были и с консульством Чехии.
Требования к бронированию отеля для оформления визы
По сути, подтверждение бронирования отеля — это основание для выдачи туристической визы. Консульству важно понимать, что Вы не собираетесь ночевать на улице. Находясь, скажем, в отеле, Вы все равно будете под присмотром. Это очень важно. Того требует безопасность.
Подтверждение бронирования должно содержать:
1. Ваше имя и фамилию по загран.паспорту (минимум). В идеале дополнительно дата рождения и номер загран.паспорта
2. Точные даты бронировиния (с ___ и по ___)
3. Название и адрес отеля
4. Контакты отеля (телефон, электронная почта)
5. Информация по наличию предоплаты или гарантии бронирования
В интернете есть множество сервисов по бронированию жилья за границей. Вам необходимо выбрать подходящий по бюджету вариант. Как правило, для бронирования требуется указывать детали банковской карты международных платежных систем. В некоторых случаях с Вас могут взять как комиссию за бронирование (сам сервис), так и предоплату за бронирование (непосредственно отель). Обращайте на это внимание перед вводом данных карты. Внимательно читайте условия бронирования и условия отмены. Нередки случаи высоких штрафов за отмену бронирования, вплоть до 100% от оплаченной суммы.
Самые выгодные условия по размещению Вы можете найти прямо сейчас:
В результате сгенерируется подтверждение Вашего бронирования. Именно оно и потребуется для визы. Однако, следует понимать, что подобные электронные сервисы бронирования созданы только для пользователей, для их удобства и комфорта. Не стоит относиться к подтверждениям бронирования от этих систем, как к идеальным документам для визы. Нет. Подтверждения генерируются больше для Вас, для Вашего понимая. Большинство Консульств не признают подобные документы, считая их не самодостаточными. Объяснение просто — любой человек может зайти на сайт и в два клика оформить бронь отеля. Точно так же в два клика это бронирование всегда можно отменить. И Консульство полагает, что получив их визу, Вы можете поехать в другую страну, и вообще оформили бронь отеля, чтобы фиктивно оформить визу («чтобы была»).
Разумеется, Вы можете связаться напрямую с отелем и забронировать номер(а) через их службу резервации. В этом случае Вам следует запросить у отеля подтверждение бронирования на их фирменном бланке. Как правило, отели охотно идут навстречу и присылают по электронной почте шикарные подтверждения бронирования, заверенные подписью уполномоченного лица в отеле. Сразу скажем, данный вид подтверждения бронирования самый надежный, самый безопасный в плане оформления визы. Мы рекомендуем подавать именно такой вид бронирования. У Консульства если и будут к Вам вопросы, то уж точно не по части бронирования отеля.
Например, Вы хотели бы максимально подготовиться к подаче на визу и оформить именно бронирование напрямую от отеля, но, ввиду разных обстоятельств, Вам не удобно бронироваться напрямую с отелем, а удобнее через какой-то интернет-портал. Не беда. Отель в любом случае увидит Ваше бронирование в своей базе. Таким образом, смело пишите в отель и говорите, что Вы забронировали у них номер через такой-то ресурс и хотели бы получить подтверждение бронирования на бланке отеля ДЛЯ ОФОРМЛЕНИЯ ВИЗЫ. Именно эта фраза чудотворно влияет даже на самого ленивого администратора отеля, так как, если у Вас не будет визы, Вы не приедете, а, значит, отель не получит прибыль. Тут все просто.
Если Вы арендуете, например, квартиру, апартаменты, виллу, коттедж и пр., то все вышеуказанные условия сохраняются. Вам должны оформить подтверждение с учетом требований Консульства. Огромный плюс, если у Вас все оплачено (предоплачено) , и об этом есть соответствующая запись.
Требования к подобному подтверждению:
1. Ваши данные (имя, фамилия, желательно дата рождения и номер загран.паспорта)
2. Точные даты бронирования (с ___ и по ___)
3. Точный адрес квартиры / коттеджа
4. Контакты владельца / арендодателя (телефон, электронная почта)
5. Информация по наличию предоплаты или гарантии бронирования
При аренде недвижимости через иностранное агентство Вам, как правило, оформляют официальный договор аренды с указанием всей необходимой информации. Копия всех страниц этого договора и будет являться необходимым подтверждением. Оригинал не передавайте для оформления визы.
Оформите страховой полис по лучшим тарифам прямо сейчас.
Подтверждение бронирования (Confirmation reservation)
Подтверждение бронирования – это резервирование, подтвержденное специальным уведомлением, высылаемым отелем клиенту. В зависимости от наличия свободных мест гостиница делает бронирование и посылает подтверждение о бронировании, содержащее информацию об имени гостя, сроках проживания, категории номера, его цене и дополнительных услугах, которые могут быть забронированы заранее (например, стоимость трансфера, завтрака и т.д.). Текст подтверждения бронирования должен быть отправлен клиенту на фирменном бланке, на котором указывается номер подтверждения заказа, должность и фамилия ответственного лица отдела бронирования, а также прочие реквизиты гостиницы. Подтверждение необходимо для того, чтобы гостиница всегда могла доказать, что заказчик был информирован об условиях бронирования в данном отеле.
Обычно конкретный номер не бронируется, а бронируется лишь категория номера (например, одноместный, люкс, апартаменты и т.п.), но если гость, особенно из числа постоянных или вип-клиентов, предпочитает какой-либо конкретный номер, то его пожелание, как правило, учитывается. В таком случае по возможности следует предоставить клиенту полюбившийся номер.
Гостиницы могут менять политику цен, а также порядок подтверждения бронирования в процессе работы. Официально опубликованные тарифы на размещение могут быть изменены без предупреждения клиента, однако не подлежит изменению стоимость номера, указанная в подтверждении о бронировании. Гостинице следует письменно сообщить клиентам об изменении тарифов на предоставляемые услуги размещения не менее чем за 30 календарных дней до даты введения.
Условия бронирования различны в разных гостиницах. Во избежание недоразумений клиентам при обращении в гостиницу следует подробно разъяснять их.
Категорически запрещается направлять в адрес фирмы клиента бланк подтверждения бронирования, содержащий служебные резолюции, пометки, подписи служащих отдела бронирования или службы продаж.
Клиенты, желающие, чтобы номер был особенным образом подготовлен к заезду, должны сообщить: способ оплаты, имя гостя, имя и адрес того, кто оплачивает дополнительный сервис, подробное описание необходимого: если подарки – то какие, если нужна открытка – то какого содержания, и т.д.
Все дополнительные просьбы должны быть внесены в специальный бланк и обязательно оплачены.
Процесс обработки письма – заявки на размещение и оформление подтверждения бронирования происходит следующим образом.
1. При получении письма – заявки на размещение сотрудник отдела бронирования заполняет соответствующий бланк (New Reseivation) либо вносит наиболее важные данные из письма – заявки на размещение в журнал резервирования номеров. Далее он регистрирует данную заявку в электронной системе бронирования отеля и присваивает ей порядковый номер. Все бронирования должны быть введены в компьютерную систему в течение 1–2 часов.
На основании введенной информации формируется перспективный график загрузки гостиницы. При регистрации заявки на бронирование особое внимание следует обращать на тип бронирования и форму оплаты. При гарантированном бронировании в заявке должны быть указаны реквизиты платежных документов, гарантирующие получение оплаты за номер при неявке гостя или поздней аннуляции бронирования клиентом (номер кредитной карты клиента или номер банковского перевода). Чем больше информации будет внесено в электронную систему бронирования, тем качественнее и быстрее будет происходить процесс поселения и выписки клиентов.
2. Сотрудник отдела бронирования подготавливает подтверждение бронирования, куда вносятся все необходимые данные. Номером подтверждения (Comfirmation number) будет являться тот же номер, под которым была зарегистрирована заявка на размещение. Как правило, в отелях уже имеются бланки подтверждений заявок на бронирование. Они могут представлять собой бланки, как заложенные в электронную систему бронирования, так и отпечатанные типографским способом. Подтверждение бронирования необходимо производить на том же языке, на котором была составлена заявка на размещение. Основными языками, применяемыми в деловой переписке при бронировании номеров в гостиницах России, являются русский, английский, немецкий, в меньшей степени – французский, испанский и др. языки. Текст подтверждения бронирования во многом зависит от типа бронирования. При гарантированном бронировании указывается период ожидания гостя, после которого вступают в силу штрафные санкции, применяемые в случае поздней аннуляции заказа на размещение или неприбытия в отель. При негарантированном бронировании указывается время, до которого гость может рассчитывать на получение забронированного им номера. Как правило, текст подтверждения бронирования начинается с благодарности за выбор данного отеля. За основу текстов подтверждения можно взять следующие варианты:
За основу подтверждений в части условий и порядка бронирования на английском языке можно взять следующие тексты:
В первом подтверждении речь идет о пока не гарантированном бронировании. Во втором – о гарантированном бронировании.
Кроме условий и порядка бронирования в текстах подтверждений, гостей могут информировать о порядке визовой поддержки, условиях питания, трансфера, времени заезда и расчетного часа в гостинице, а также давать ответы на любые интересующие клиентов вопросы.
- 3. Сотрудник отдела резервирования посылает подтверждение бронирования по номеру факса, указанному в письме – заявке на размещение от компании, фирмы или частного лица. Сотрудник должен убедиться в том, что подтверждение бронирования получено адресатом в полном объеме, без искажений. Подтверждением благополучного получения послания в этом случае будет ответ “ОК” на специальном бланке- рапорте (Transmission control receipt), выдаваемом факсом. В случае получения нечеткого послания (смазанного или нечитабельного текста) факс выдаст ответ Error или Poor line condition. (Ответы факса зависят от модели аппарата и могут быть иными.)
- 4. Все зарегистрированные письма – заявки на размещение, подтверждения бронирования на эти заявки и положительные подтверждения приема факса адресатом сортируются по датам заезда и хранятся в отделе бронирования до момента прибытия гостя в отель. Это необходимо для уточнения деталей размещения при заезде гостя. После отъезда гостей эти
Рис. 10. Образец текста переподтверждения бронирования
документы переходят в архив гостиницы. Это необходимо на случай уточнения каких-либо деталей о проживании клиента в прошлом.
Иногда в бронировании происходят какие-либо изменения. Клиенты не полностью аннулируют заказ, а лишь частично меняют условия. Это касается, прежде всего, сроков проживания, количества персон, категории номера, особых пожеланий гостей. Такие изменения фиксируются сотрудниками отдела бронирования в специальном бланке или делаются пометки в журнале регистрации заявок на размещение.
Все изменения в бронировании должны быть также внесены в компьютерную систему.
Если изменения возможны, то сотрудник отдела бронирования вносит изменения в уже имеющееся подтверждение, корректирует отдельные детали бронирования и высылает в адрес клиента факс с пометкой “переподтверждение” (reservation reconfirmation). На рис. 10 представлен образец текста переподтверждения бронирования.
Сотруднику отдела бронирования следует сообщить об изменениях в те отделы, которых эти изменения касаются. Если бронь невозможно изменить из-за занятости отеля в запрашиваемые даты, то нужно предложить клиенту альтернативные числа и категорию номера, а также спросить, хочет ли он быть включенным в лист ожидания. Листы ожи-
Рис. 11. Образец бланка изменений в бронировании
дания проверяются ежедневно. Если номера освобождаются, сотрудники отдела бронирования звонят клиентам, внесенным в лист ожидания. Приоритет определяется менеджером отдела. На рис. 11 предлагается образец бланка изменений в бронировании.
Если бронирование невозможно по тем или иным причинам, отдел бронирования высылает официальный отказ в размещении, содержащий извинения, причину отказа, сообщает о периоде улучшения ситуации со свободными номерами и выражает надежду на дальнейшее сотрудничество. Текст такого отказа может выглядеть следующим образом:
Образцы текстов отказа на размещение на английском языке приведены ниже.
Как сделать хороший сайт отеля
Виктория Кофман, руководитель маркетингового отдела гостиничной компании Ribas Hotels Group, перечислила важные составляющие эффективного отельного сайта.
Обязательные разделы на главной странице сайта
«Номера и цены» — это перечень всех комнат отеля с краткой презентацией и прямой ссылкой на страницу с более подробным описанием. Рядом с каждым номером обязательно должна присутствовать кнопка «Забронировать».
«Отель в цифрах» — наглядная презентация преимуществ гостиницы: количество номеров, сколько лет существует, количество довольных клиентов. Например: 6 номеров, 5 000 довольных гостей и так далее.
«Услуги» — перечень всех возможных сервисов, которые предлагает отель: трансфер, высокоскоростной Wi-Fi, парковка, завтрак в номер и прочее. Здесь у посетителя сайт наступает момент выбора и дальнейшего бронирования номера.
Сайт — такая же часть фирменного стиля, как вывеска, униформа персонала, стандартная полиграфия. Впервые попав на сайт, гость уже должен ощутить атмосферу самого отеля
«Рейтинг отеля» и «Награды» — по этим показателям гость поймет уровень обслуживания и сервиса в гостинице, что также повлияет на его выбор. Это реальные цифры, которые публикуют популярные сайты бронирования отелей (Booking.com и TripAdvisor.com), и подтверждение достижений гостиницы.
«Отзывы» также дублируются с платформ Booking.com и TripAdvisor.com. Их оставляют настоящие люди, которые останавливались в отеле/гостинице/хостеле и им есть что сказать. Кстати, от них и зависит рейтинг.
Фотографии и видеоматериалы также должны присутствовать на главной странице. Фото в виде галереи или слайдера, а видео должно быть имиджевым и передавать красочность интерьера, атмосферу и комфортабельность отеля.
Необходимые пункты на странице бронирования
Основными преимуществами при выборе отеля являются дополнительные бесплатные услуги (завтрак, поход в спа, безлимитный и беспроводной Wi-Fi), наличие сейфа, фена, мини-парфюмерии.
Также желательно указывать площадь номера и вид из окна — это может стать решающим фактором, особенно если за окном море, горы или панорамный вид на город.
Требования к фотографиям отеля
Авторские и качественные. Сейчас нет проблемы пригласить фотографа: за пару часов его работы вы получите столько контента, что хватит наполнить и сайт, и социальные сети.
Четкие и светлые. Желательно снимать в первой половине дня, тогда дополнительное освещение не понадобится, а снимки получатся максимально естественными.
С разными ракурсами, демонстрирующими размеры помещения, его эргономичность и наполнение. Используйте дополнительный декор и предметы одежды — детали создают ощущение уюта. Обязательно должны быть снимки, на которых подробно видно наполнение ванной комнаты, мини-холодильника и прочее — так у гостя сложится определенное впечатление и представление о своем пребывании в отеле.
Прекрасно, если у отеля есть собственная территория, дополнительная инфраструктура, зоны отдыха и так далее. Фото важно показать на главной странице и в соответствующих разделах сайта.
Виджеты
Большое количество виджетов мешает пользователю, однако они все равно должны быть. Идеально, если все опции связи помещаются в один, но если такой возможности нет, оставляйте не более двух — чат и звонок (на Украине самая популярная — АТС Binotel).
Дополнительные всплывающие окна (pop-up), типа «Нажми» и «Забронируй со скидкой» тоже могут быть. Важно настроить их так, чтобы они не раздражали пользователя, например, когда он только зашел на сайт или когда нажал на закрытие страницы.
Посадочные страницы
Представьте, что ваш сайт — это торговый центр. В таких местах для каждого товара есть свой магазин, а для каждой услуги — своя точка.
На хороших сайтах все так же: для каждого типа товара и услуги необходима своя посадочная страница, своеобразная торговая точка в вашем торговом центре.
Повышение посещаемости
Для привлечения клиентов мы стараемся использовать основные каналы привлечения трафика: поисковая выдача, контекстная реклама, социальные сети и реферальные ссылки. Чтобы повысить посещаемости сайта, прорабатываем каждый канал.
В среднем для городского отельного сайта соотношения трафика следующие:
- поисковая выдача — 37 %;
- контекстная реклама — 24 %;
- прямые заходы на сайт — 18 %;
- реферальные переходы (переходы с других сайтов) — 13 %;
- социальные сети — 8 %.
Статистика
Трафик гостиничного сайта зависит от региона продвижения. Для больших городов это, как правило, 500–1 000 посетителей в сутки.
Конверсия в сезон составляет от 3 до 30 %. С повышением конверсии все стандартно: лояльность к клиентам, интересное предложение, доступный и простой в использовании интерфейс и низкие цены.
Мощный инструмент увеличения трафика и конверсии — контент-маркетинг. Создавая качественный контент, вы не только привлечете новых гостей и завоюете их доверие к ресурсу и бренду, но и сделаете их постоянными.
Возвращение интереса клиентов
Один из самых эффективных способов вернуть клиента, который не совершил целевое действие — онлайн-бронирование или звонок, — использовать ремаркетинг (Google Adwords, «Яндекс. Директ», «Фейсбук»). Идея ремаркетинга в том, чтобы «преследовать» потенциальных клиентов в интернете, персонализируя объявления в зависимости от того, что пользователь делал или смотрел на сайте. Главное преимущество метода в том, что возвращать можно любых посетителей: посетил сайт — работать на узнаваемость, совершил покупку — давать скидку на следующую и так далее.
Второй эффективный способ вернуть посетителя — имейл- и веб-пуш-рассылки. Если человек оставил свой электронный адрес либо подписался на уведомления в браузере, значит, он заинтересован в вашей услуге. Разогреть интерес можно бонусом, скидкой, промокодом и так далее.
Первые позиции в поисковиках
Банально, но нужно определить потребность посетителя и приложить максимальные усилия, чтобы удовлетворить ее. Обязательные требования для попадания в топ по конкурентным запросам:
- сайт должен быть прост и удобен в использовании для каждого;
- страницы сайта должны быть оптимизированы под ключевые запросы;
- технически сайт должен соответствовать требованиям поисковых систем, чтобы не препятствовать продвижению;
- постепенное и непрерывное наращивание ссылочной массы.
Виктория Кофман
Разработка сайта
Работа со штатными сотрудниками в разработке, как и в других сферах, требует колоссального внимания и чуткого контроля руководителя. Вам придется разобраться во всех нюансах и трудностях, самостоятельно предусмотреть все необходимые блоки и расположения, а также принять окончательную работу.
Если решите обратиться в агентство, вам предложат готовые варианты дизайна, наработки структуры сайта и решения ваших вопросов. Разумеется, это скажется и на стоимости услуг. Цена сайта может колебаться от 10 долларов за конструктор, который вы можете сделать самостоятельно, до нескольких тысяч долларов за крутой интернет-магазин.
К примеру, наша компания Ribas Hotels Group уже давно занимается разработкой сайтов для отелей и ресторанов, поэтому у нас уже есть определенные наработки, представление того, как это должно выглядеть и, соответственно, времени на сайт тратится значительно меньше. Поэтому если и обращаться в стороннее агентство за подобной услугой, то только в то, у которого есть опыт разработки именно отельного сайта, со всей спецификой и нюансами.
Грубые ошибки
Количество пользователей, которые заходят на сайты с мобильных телефонов, стремится к 70 %, поэтому сайт должен быть адаптирован под мобильные устройства. Никакой трафик не принесет вам брони с сайта, если вы не будете этого учитывать.
Обязательно нужно следить за работой формы бронирования и за комфортом работы с ней, это изменит выбор гостя. И, конечно же, скорость загрузки сайта на любом устройстве. Чем быстрее загружается страница — тем больше шансов, что именно ваш отель предпочтет гость.
Как забронировать жильё без предоплаты в странах шенгенской зоны в 2019 году. Практические советы: способы бронирования и отказа от брони
Как говорил великий русский классик: «Нашу жизнь делают счастливой и полноценной три вещи: взаимная любовь, увлекательная работа и возможность путешествовать». Кроме самой поездки очень интересным и познавательным процессом может стать подготовка к ней. Например, самостоятельное планирование поездки в страны шенгенской зоны – это само по себе уже захватывающее мероприятие, дающее незабываемый опыт. Нужно решить ряд организационных вопросов: от выбора маршрута и места проживания до получения шенгенской визы. Как известно, существенным условием выдачи визы будет предоставление ваучера на проживание. А вы хотели бы сделать бронь отеля для визы без оплаты? Именно об этом наше редакторское расследование. Читайте далее
Нужна ли бронь отеля для шенгенской визы?
Помимо наличия проездных документов, гостиничная бронь является одним из самых важных документов для получения шенгенской визы. При этом все ночи, которые путешественники планируют провести в Европе, должны быть зачтены в гостиничном ваучере (или другого жилья). Если на ночное время запланирована трансфертная поездка, то вместо брони нужно предоставить проездные билеты на это время. Нельзя аргументировать отсутствие брони или билета тем, что вы путешествуете на арендованном или собственном автомобиле. В этом случае ночная поездка или ночевка в автомобиле не допустимы.
И, конечно же, каждый будущий путешественник боится, что консульство может отказать ему в выдаче разрешения на посещение европейского шенгена. Абсолютно точно, что ни один человек не хотел бы столкнуться с ситуацией отказа и дальнейшими возвратами денег (за жильё, проезд, страховку). Поэтому вполне резонным можно считать вопрос: «Как оформить бронь отеля для визы без оплаты?» Большинство популярных интернет-сайтов предоставляют своим клиентам льготные условия бронирования, а некоторые даже предоставляют такую возможность вовсе без оплаты. Однако нужно учитывать требования консульств стран-участниц шенгенского договора по поводу оплаты. Одни страны лояльно относятся к тому, что ваучер не оплачен, а другие требует частичной или полной оплаты. Так, например, польские, словацкие, словенские и латвийские консульства требуют оплатить от 50 до 100% стоимости жилья, а чешские и немецкие консульства обязательно будут проверять полную оплату брони. Отказываться от этой брони нельзя, в противном случае они аннулируют визу. Остальные страны более лояльны к вопросу оплаты жилья.
Способы бронирования отеля
В условиях высокой конкуренции на туристическом рынке, большинство гостиниц и систем интернет-бронирования отелей вынуждены предоставлять своим клиентам льготные условия. В частности, речь идёт о бесплатном бронировании или частичной предоплате. Вопросы возврата денежных средств и отмены брони устанавливаются на каждом сайте индивидуально. Мы рассмотрим самые популярные ресурсы, такие как Booking, Hotellook, Ostrovok, а также сервис по аренде апартаментов AirBNB.
Booking
Лидером среди систем интернет-бронирования отелей является официальный сайт Booking. Для того чтобы увидеть все предложения, включая акционные, и воспользоваться фильтрами для поиска нужного жилья, необходимо зарегистрироваться на сайте. Для этого понадобится адрес действующей электронной почты, через которую произойдет авторизация. Затем можно приступать к подбору подходящего жилья. Слева в меню можно выбрать фильтр «Правила бронирования», где можно отметить один, два или три поля:
- бесплатная отмена бронирования;
- бронирование без платёжного инструмента (банковской карты). Обратите внимание — Booking, как иностранный ресурс, использует выражение «кредитная карта», но это означает использование любых банковских карт (кредитных или дебетовых);
- бронирование без предоплаты.
Источник: https://www.booking.com
Например, если выбирать отель в Германии, то по результатам фильтрации можно найти вот такие предложения:
Источник: https://www.booking.com
Подтверждение бронирования отеля для визы booking происходит через e-mail.
Многие россияне спрашивают: «Как выглядит бронь отеля для визы, оформленная через Booking?» После оформления брони на электронную почту поступит письмо подобного содержания:
Источник: https://www.booking.com
Hotellook
Аналогичным принципам бронирования соответствует портал Hotellook. Слева в меню нужно найти фильтр «Опции номера», где можно выбрать поле «Бесплатная отмена»:
Источник: https://search.hotellook.com
Ostrovok
Отечественная система бронирования жилья Ostrovok предлагает своим клиентам следующие удобные сервисы:
- бронирование без банковской карты;
- бронирование с бесплатной отменой;
- оплата сейчас или на месте;
- использование промокодов.
Источник: https://ostrovok.ru
Подтверждение оплаты отеля для визы также приходит на электронную почту. Если обстоятельства сложились так, что путешественнику приходится отказаться от брони, то нужно воспользоваться следующим алгоритмом:
Зайти в электронную почту → найти письмо, которое присылает сервис после подтверждения брони → нажать на ссылку, ведущую на отмену заказа.
Бронирование отеля или апартаментов: в чём разница?
Можно ли на время путешествия по шенгенским странам снять квартиру, а не гостиницу? Этот вопрос очень интересует наших соотечественников. Многие наслышаны, что стоимость аренды апартаментов (квартир) может быть ниже чем в отелях на 20-30%. И это действительно так. Кроме того, такой вид проживания в квартире простого европейца делает путешествие более колоритным.
Да, консульства шенгенских стран разрешают представлять брони апартаментов. Для бронирования жилья можно воспользоваться сервисом AirBNB. Система бронирования на сайте предполагает 100-ю оплату жилья сразу. Если для вас важна бесплатная отмена брони, то нужно тщательно выбирать объект с соответствующей возможностью. Такие варианты есть на сайте.
Как забронировать отель без оплаты?
Алгоритм действий по резервированию отеля без денежной оплаты:
- Выберите один из интернет-сервисов по бронированию. Желательно на сайте зарегистрироваться, чтобы видеть все предложения, акции и условия бронирования.
- Сделать выборку в зависимости от личных предпочтений (страна, населённый пункт, количество человек, сроки пребывания за рубежом).
- Установить фильтры для поиска предложений без оплаты.
- Выбрать из отфильтрованных вариантов самый приемлемый.
- Нажать кнопку «забронировать».
- Ввести личные данные на каждого из участников поездки.
- Подтвердить отправку заявки.
- Дождаться письма на электронную почту с подтверждением брони.
- Распечатать бланк брони.
Можно ли отменить бронь после получения визы?
Сразу отметим, что отмена брони после получения шенегенской визы – это повод к аннулированию визы для консульства и повод для пограничника, чтобы не впустить путника в страну, открывшую визу. Есть две страны, которые в обязательном порядке удостоверяются в том, что бронь есть на момент одобрения документов на визу. Этими отслеживаниями занимаются чешкое и немецкое консульства. Кроме того, есть четыре страны Шенгенского договора, которые требуют ½ или 100% оплаты проживания. Это Латвия, Польша, Словения и Словакия. Остальные шенгенские страны относятся к резервированию жилья более лояльно, не требуют оплаты и, как правило, не проверяют наличие брони. На практике достаточно часто иностранцы отменяют брони по экономическим и иным соображениям. Чтобы это сделать и при этом не лишиться визы, целесообразно отменять бронь уже после пересечения границы или за сутки до этого. А также разумно при себе, при переходе через пограничный контроль, иметь бумажный и (или) электронный вариант ваучера на проживание.
Какая информация о бронировании потребуется для визы?
Все страны-участницы шенгена придерживаются единообразной таможенной политики, поэтому требования консульств будут практически одинаковыми. Для получения положительного решение о выдаче шенгенской визы нужно представить бумагу о резервации жилья на весь срок пребывания в Европе (на все ночи). Документ должен содержать в себе сведения:
- обо всех участниках поездки (личные данные, полностью совпадающие с заграничным паспортом);
- о гостинице или апартаментах с контактными данными;
- о датах заезда, проживания и выезда;
- номер заказа.
Заключение
Сегодня достаточно просто осуществить бронирование жилья для поездки в европейские шенгенские страны. Огромную помощь в этом оказывает современное развитие цифровых технологий в лице ведущих систем интернет-бронирования. Многие сайты предлагают очень выгодные условия резервации жилья: без предоплаты, с бесплатной отменой, с оплатой на месте, с частичной оплатой. Для этого нужно лишь зайти на сайт и отфильтровать объекты по нужному признаку. Обычно процедура бронирования занимает 10-15 минут, после чего вы сможете распечатать готовый ваучер из своего почтового электронного ящика. Для получения шенгенской визы также можно зарезервировать апартаменты (квартиру), единственным условием будет получение брони в печатном виде. Аналогично осуществляется отказ от брони. Для этого нужно воспользоваться ссылкой в письме, которое приходит в автоматическом режиме после оформления бумаг. Однако нужно помнить о рисках аннулирования шенгенского разрешения если об этом узнают сотрудники консульства или пограничник.
Пример брони отеля: как выглядит
Существует несколько видов бронирования:
1. гарантированное бронирование;
2. негарантированное бронирование;
Гарантированное бронирование — резервирование со специальным регистрируемым подтверждением отеля о том, что он гарантирует клиенту получение заказанного им номера и в необходимое ему время. Клиент, в свою очередь, гарантирует оплатить номер, даже если не сможет им воспользоваться в случае неявки. Оплата за неиспользованный номер взимается с клиента, если он не смог вовремя аннулировать заказ на размещение в гостинице. Удобство гарантированного бронирования состоит в том, что гость постарается аннулировать заказ на номер, если не сможет этим номером воспользоваться. В случае, когда гость заблаговременно не предупредил гостиницу об отказе от поселения в указанное время, гостиница имеет право применить штрафные санкции к гостю, тем самым застраховав себя от неполучения запланированных доходов. В Правилах предоставления гостиничных услуг в РФ от 25 апреля 1997 года за № 490 сказано: «Исполнитель вправе заключать договор на бронирование мест в гостинице путем составления документа, подписанного двумя сторонами, а также путем принятия заявки на бронирование посредством почтовой, телефонной и иной связи, позволяющей достоверно установить, что заявка исходит от потребителя. В случае опоздания потребителя с него взимается кроме платы за бронирование также плата за фактический простой номера (места в номере), но не более чем за сутки. При опоздании более чем на сутки бронь аннулируется. В случае отказа потребителя оплатить бронь, его размещение в гостинице производится в порядке общей очереди».
Все случаи неявок должны быть рассмотрены в течение 24 часов. Прежде чем предъявлять гостям счета за простой номеров, необходимо выяснить все обстоятельства неявок, в том числе и схема системы отопления. Отправку счета рекомендуется предварять письмом приблизительно такого содержания: «Мы сожалеем, что Вы не смогли остановиться в нашем отеле, однако по Вашей просьбе мы не сдавали номер до утра…» и т. д.
В исключительных случаях, когда приезд гостя не состоялся по уважительной причине (форс-мажор), к примеру, из-за внезапной болезни, гостиница может не требовать оплаты неустойки. В каждом конкретном случае вопрос решается индивидуально и во многом зависит от политики гостиницы.
Виды гарантированного бронирования:
· бронирование по предварительной оплате;
· бронирование по выставлению счета (внесение депозита или предоплата);
· бронирование под гарантию кредитной карты;
· бронирование под гарантию компании или корпорации (с которыми у гостиницы имеется соответствующий договор);
· гарантированное бронирование ваучером.
Бронирование по предварительной оплате предполагает полную оплату за весь период пребывания в гостинице. Предварительная оплата осуществляется, как правило, банковским переводом. Срок подтверждения предоплаты устанавливается гостиницей, но не менее одних суток до заезда гостя. С точки зрения службы приема и бронирования это наиболее предпочтительная форма гарантированного бронирования.
Бронирование по выставлению счета (внесение депозита или предоплата) предполагает, что гость платит определенную сумму до заезда. Сумма аванса обычно включает стоимость проживания за одни сутки + НДС. Если бронирование осуществляется на длительный срок, то предоплата может быть больше. В случае отмены бронирования (до срока, после которого начинаются штрафные санкции) предоплата возвращается, в случае изменения даты заезда (изменения должны быть заявлены заранее), предоплата переносится, в случае заезда гостя предоплата используется для оплаты за проживание и прочие гостиничные услуги. Предоплата вносится, как правило, при невозможности банковского перевода или под гарантию кредитной карты.
Бронирование под гарантию кредитной карты. Большинство компаний международных платежных систем придерживаются политики страхования гостиничных предприятий. Эти компании обязывают гостя выплачивать неустойку отелю в случае его неприбытия при гарантированном бронировании. Суть этой политики состоит в том, что до тех пор, пока бронирование не отменено (до установленного срока), гостиница имеет право накладывать на клиентов штрафные санкции, используя данные по кредитным картам.
Отель должен застраховать себя от неявки клиента и соответственно от неполучения доходов. Отель просит клиента указать реквизиты кредитной карточки гостя, гарантируя себе оплату номера даже в случае неявки клиента. На имя клиента высылается бланк с просьбой заполнить и выслать его в отдел бронирования отеля.
На этих условиях отель соглашается держать номер до прибытия гостя. Гость может аннулировать заказ, если видит, что не сможет им воспользоваться, а также отсутствует индивидуальное отопление. В разных гостиницах сроки аннуляция заказа без штрафных санкций различны. Это зависит от спроса на услуги той или иной гостиницы. Как правило, аннуляция заказа без штрафных санкций по отношению к клиенту осуществляется не менее чем за 24 часа до заезда в гостиницу. Более поздняя аннуляция или неприбытие в гостиницу влекут за собой выплату гостинице неустойки со стороны клиента в размере стоимости проживания в заказанном номере в течение одних суток.
Бронирование под гарантию компании или корпорации (с которыми у гостиницы имеется соответствующий договор). Различные компании, корпорации, фирмы заключают с гостиницей договоры, которые устанавливают, что всю финансовую ответственность за неприбытие своих сотрудников или клиентов несут сами организации. В этом случае необходимо гарантийное письмо от организации, содержащее фразу: «в случае неявки фамилия, имя клиента) и невозможности отмены бронирования до 18.00 в день заезда компания (название компании) гарантирует оплату одной ночи проживания». Этот текст приблизителен и зависит от политики взаимоотношений между гостиницей и компанией.
Туристский ваучер — еще один вид гарантии турагентств перед гостиничным предприятием. Этот платежный документ свидетельствует о предварительной оплате клиентом услуг размещения турагентству. Туристский ваучер в свою очередь является гарантией оплаты турагентства гостинице за оказанные ею услуги.
Негарантированное бронирование. Этот тип бронирования не гарантирует, что гость получит номер, а гостиница, в случае неявки гостя, оплату за забронированный номер. Если гость не прибыл до указанного срока, отель несет убытки и поэтому выставляет уже забронированный номер на продажу как свободный. Если гость прибыл после наступления часа аннуляции (обычно 18 часов), то гостиница имеет право предоставить гостю любой другой свободный номер.
Гости обычно предпочитают негарантированное бронирование гарантированному, так как считают, что прибудут в гостиницу раньше официального часа отмены бронирования и не хотят иметь никаких финансовых обязательств. Однако ситуации с прибытием гостей в отель достаточно часто складываются таким образом, что гость опаздывает поселиться до аннуляции брони (задержка рейса, опоздание поезда), поэтому существует способ перевода негарантированного бронирования в гарантированное бронирование. Гость связывается с отелем и объясняет причину задержки, служащий отдела бронирования, действуя согласно установленным гостиницей правилам, переводит негарантированное бронирование на гарантированное. Схема перевода выглядит примерно так.
1. Служащий запрашивает имя гостя и находит информацию о бронировании в базе данных компьютера отеля.
2. Запрашивает тип кредитной карты, номер, срок действия, имя владельца.
3. Присваивает гостю новый номер подтверждения.
4. Вносит всю необходимую информацию в базу данных компьютера отеля для изменения одного статуса бронирования на другой.
Сверхбронирование, или перерезервирование — маркетинговая политика гостиницы, когда бронирование мест в гостинице производится сверх имеющихся в наличии, другими словами, — бронирование номеров без наличия реально свободных мест. Несмотря на то что законодательства ряда зарубежных стран содержат строгие нормы ответственности за отказ в предоставлении уже подтвержденного бронирования (так, законодательство штата Флорида в случае сверхбронирования обязывает гостиницу найти альтернативное размещение, вернуть задаток за бронирование и уплатить штрафы в размере 500 долларов за каждого гостя, не получившего необходимые гостиничные услуги), гостиницы тем не менее идут на риск, из собственного опыта зная примерный уровень последующих неизбежных отказов от бронирования, приводящих спрос на гостиничные номера и их предложение к равновесию. Перед руководством стоит постоянная проблема: что лучше — пойти на риск двойного бронирования или остаться с непроданными номерами? И то и другое создает свои проблемы, так как в первом случае гостиница вынуждена платить неустойку за отказ в уже подтвержденном бронировании, а во втором упускает свои возможности получить максимальную прибыль.
Как правило, в гостинице 20 % гостей, сделавших негарантированное бронирование, и 5 %, сделавших гарантированное бронирование, не воспользуются своим заказом, поэтому многие гостиницы, стремясь избежать убытков, используют водяное отопление. Система сверхбронирования должна быть тщательно продумана и четко регулироваться. Необходимо знать уровень неявки по различным видам бронирования, а именно: исследовать различные группы клиентов, резервирующих номера, чтобы определить, какой процент от общего числа заказанных номеров они реально занимали ранее. Анализ видов резервирования, времени резервирования и сегментов клиентов, делающих резервирование, позволяет построить модель политики сверхбронирования. Службе бронирования следует использовать эту систему разумно и осторожно, так как случаи отказа гостям, забронировавшим ранее места в гостинице, мешают установлению долгосрочных отношений с ними, их компаниями и их туристическими агентами.
Сверхбронирование, достаточно широко распространенное за рубежом, в России применяется крайне редко, поскольку несовершенна законодательная и правовая база в этом вопросе.
В высококлассных отечественных отелях, где очень дорожат мнением своих гостей, стараются не допускать случаев отказа гостям в поселении по подтвержденному бронированию.
Если же в силу ряда обстоятельств гостиница не может поселить клиентов, имеющих гарантированное бронирование, гостиница, как правило, размещает таких клиентов в равноценном отеле и оплачивает одну ночь проживания, переезд, а также один телефонный звонок (приблизительно 10 долларов США), связанный с необходимостью человека сообщить о своем новом местонахождении. На такие случаи высококлассная гостиница должна иметь хорошие партнерские отношения с несколькими ближайшими отелями такого же уровня.
Ни при каких обстоятельствах нельзя переселять в другой отель гостей, которые были переселены в предыдущий раз. Также не рекомендуется переселять гостей со статусом VIP, представителей одной компании и гостей, забронировавших номера на длительный срок. Более подходящим в этой ситуации будет гость, прибывший на одну ночь: и переселение и другой отель не сильно повредит его планам. При необходимости переселения к такому гостю обязательно должен выйти руководитель службы приема и размещения или его заместитель, извиниться за случившееся и объяснить причину, по которой его вынуждены переселить в другой отель.
При переводе гостя в другой отель операторы телефонной станции должны иметь сведения о фамилии гостя, переведенного в альтернативную гостиницу для того, чтобы переадресовывать сообщения в другой отель. Если у гостя было сделано бронирование более чем на сутки и он хочет вернуться обратно, то гостиница за свой счет обязана предоставить ему трансфер в любое удобное для гостя время.
В случае возвращения гостя ему следует предложить лучший номер, вручить подарок от отеля и послание от генерального менеджера с извинениями за доставленные неудобства. Это послание высылается в адрес гостя и в том случае, если клиент не вернулся в первоначально забронированную гостиницу. Возникшую ситуацию нужно зафиксировать в «истории гостя». Информация обо всех переселениях гостей в другие отели должна быть занесена в специальный документ — лист переселений.
Существует много источников, из которых гостиницы получают запросы на бронирование мест и номеров. Источники могут быть как постоянными, так и разовыми, эпизодическими.
Постоянные источники заявок на бронирование — туристические компании, фирмы, занимающиеся организацией выставок, симпозиумов, семинаров и т. п., промышленные и прочие компании, имеющие в том месте, где находится гостиница, свой бизнес и нуждающиеся в размещении своих сотрудников или партнеров по бизнесу. К постоянным источникам бронирования, относится также централизованное резервирование (GDS).
Разовые, эпизодические источники заявок на бронирование — это, как правило, физические лица или компании, у которых возникла необходимость в разовом размещении в гостинице.
Каналами получения заявок на бронирование номеров в гостинице могут быть: телефон, факс, почта, централизованное бронирование, интернет-бронирование (Рис.1.1)
Рис.1.1 Способы бронирования
Телефон. Заявки на бронирование номеров по телефону приходят, как правило, от физических лиц и небольших компаний. При возможности бронирования номера или места, оно проходит по следующей схеме:
1. сотрудником отдела бронирования заполняется бланк-заявка на бронирование по телефону, где указывается Ф.И.О. гостя, страна, сроки проживания, количество номеров, категория номеров, контактный телефон/факс, дата приема заявки, ставится подпись сотрудника, принявшего данный заказ;
2. далее эти данные вводятся в электронную систему бронирования отеля, где данному заказу присваивается номер брони; заказчику называется фамилия сотрудника, принявшего этот заказ.
При запросе по телефону от частного лица производится бронирование и выдается номер брони немедленно. Сообщая номер брони, следует подчеркнуть важность этого номера при заселении.
При телефонном запросе на бронирование от компании сотрудник отдела бронирования обязательно просит подтвердить запрос факсом от компании. Подтверждение бронирования гостиницы высылается в этом случае только после получения факса.
В случае запроса по телефону гостиничные номера предлагаются только по базовому тарифу. Всегда следует информировать клиентов об условиях аннуляции и о политике гарантированного и негарантированного бронирования. Завершать разговор рекомендуется благодарностью за звонок и выражением надежды на то, что гость воспользуется услугами отеля («Мы с нетерпением будем ждать Вашего приезда в отель»; и т. п.).
Факс. Письма-заявки, приходящие по факсу и содержащие запросы о бронировании мест и номеров в отеле, обычно приходят от компаний, организаций, фирм или туристических агентств, которые сотрудничают с данным отелем. Письма-заявки присылаются на фирменных бланках, в которых должны быть реквизиты компании, номер контактного телефона и факса, обязательно должна присутствовать печать организации и подпись ответственного лица, направляющего данную заявку в гостиницу. В письме-заявке, кроме просьбы забронировать номер или место для указанного человека или группы людей, должна присутствовать информация о сроках размещения, категории номеров, форме оплаты за проживание и другое. Также могут быть указаны дополнительные сведения или просьбы (трансфер, номер для некурящих, гость-инвалид, гость с маленьким ребенком, особое приготовление номера к заезду, номер рядом с лифтом, вид из окон на море или горы, ранний заезд, выписка позже расчетного часа, подарки в номер, дополнительный халат, тихий номер и т. д.). В настоящее время это самый распространенный способ бронирования, осуществляемый непосредственно гостиницей. На заявку, полученную по факсу, ответ как положительного, так и отрицательного содержания (отказ) дается обязательно в письменной форме в течение нескольких часов. При отправке подтверждения бронирования в нем указывается:
· имя и фамилия гостя;
· цена и услуги, входящие в стоимость номера;
· имя, фамилия и должность сотрудника, посылающего подтверждение бронирования.
В случае невозможности бронирования высылается вежливый отказ, содержащий извинения, с указанием причины отказа.
Все письма-заявки и ответы на них должны храниться в архиве службы бронирования во избежание каких-либо недоразумений и проблем, которые могут возникнуть при поселении гостей в отеле.
Почта. Письма-заявки на размещение могут поступать в гостиницу по почте в виде заказных писем. Их также могут доставлять в отель курьеры.
Требования к оформлению и содержанию данных заявок такие же, как и к заявкам на бронирование, поступающим по факсу. На заявку, присланную по почте, ответ дается в письменном виде и отсылается по почте в течение одного-двух дней.
Большинством отелей разработаны формы заявок на бронирование. Эти формы могут быть высланы потенциальным клиентам при необходимости в размещении. Форма заявки на бронирование может быть также размещена на сайте отеля. Клиентам нужно заполнить графы бланка и переправить его в отель по факсу, почте, e-mail, с курьером.
Централизованное резервирование. Существуют присоединенная сеть бронирования и неприсоединенная система бронирования. Присоединенная сеть бронирования — информационный выход в Глобальную сеть бронирования (GDS), который упрощает доступ мировых туристических агентств к системе бронирования.